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O que é gerenciamento de conteúdo empresarial?

ponto de interrogação azul cercado por símbolos tecnológicos

Visão geral

O gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) é uma abordagem abrangente para organizar, armazenar e utilizar os diversos ativos de informações de uma organização. Ele abrange as estratégias, os métodos e as ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, fornecer e controlar o conteúdo em uma empresa. Esse conteúdo pode incluir documentos, imagens, vídeos, e-mails e qualquer outra forma de informação digital crucial para as operações de uma empresa.

Os sistemas de ECM funcionam como repositórios centralizados para todo o conteúdo de uma organização, fornecendo uma estrutura estruturada para o gerenciamento de todo o ciclo de vida das informações, desde a criação até o arquivamento ou a exclusão. Esses sistemas são projetados para otimizar os fluxos de trabalho, aprimorar a colaboração, garantir a conformidade com os regulamentos e melhorar a eficiência operacional geral.

Gerenciamento de conteúdo empresarial

Como o gerenciamento de conteúdo empresarial evoluiu?

Desenvolvidas a partir dos sistemas de gerenciamento de documentos da década de 1990, as plataformas de ECM foram originalmente projetadas para oferecer uma camada corporativa para a automação dos principais processos de back-end focados em documentos. Apesar de abordar importantes funções de negócios, muitas implementações de ECM foram subutilizadas porque as soluções foram originalmente focadas na tecnologia e não nos processos de negócios e nas pessoas que a utilizam - com as organizações mais interessadas em obter o controle de seu conteúdo do que em permitir o que as pessoas poderiam fazer com ele.

Isso levou a sistemas que eram excelentes para capturar, armazenar e gerenciar conteúdo, mas eram difíceis de usar e trabalhosos para o usuário final - muitas vezes exigindo que ele alterasse seus processos de trabalho para acomodar o sistema. Como resultado, o sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial tornou-se principalmente um sistema de registro - o que foi ótimo para o controle e a governança de registros oficiais de negócios - enquanto silos isolados de informações se espalhavam pela organização à medida que os usuários criavam novos conteúdos em seus sistemas preferidos.

Essas soluções criaram um repositório - uma única fonte de verdade - onde o conteúdo pode ser armazenado, gerenciado, pesquisado e recuperado. E, à medida que mais e mais conteúdo (estruturado e não estruturado) foi criado, o software de gerenciamento de conteúdo empresarial evoluiu para fornecer aos usuários o conteúdo de que precisam, em seus aplicativos preferidos, no momento em que precisam, garantindo que o conteúdo seja pesquisável e acessível para usuários, auditores e conformidade. Além disso, as ferramentas atuais permitem uma implementação flexível - no local, hospedada ou SaaS - e fornecem análises avançadas para gerar insights e ações com base nos dados do conteúdo.

Por que o gerenciamento de conteúdo empresarial é importante para as empresas?

  • Maior eficiência: Os sistemas de ECM centralizam as informações, facilitando a localização e o uso dos documentos necessários pelos funcionários.
  • Aumento da produtividade: Ao centralizar o conteúdo e torná-lo facilmente acessível, os funcionários gastam menos tempo procurando informações e mais tempo em atividades que agregam valor.
  • Melhor tomada de decisões: O ECM fornece acesso rápido a informações precisas e atualizadas, permitindo que os usuários tomem decisões mais informadas com mais rapidez.
  • Atendimento ao cliente de melhor qualidade: Com acesso rápido às informações do cliente e aos documentos relacionados, as empresas podem oferecer um atendimento ao cliente mais rápido e personalizado.
  • Colaboração aprimorada: O gerenciamento de conteúdo empresarial oferece às equipes uma plataforma central para trabalhar em documentos simultaneamente e compartilhar informações de forma contínua, mantendo o controle de versões.
  • Governança de informações mais forte: Obtenha as ferramentas necessárias para gerenciar todo o ciclo de vida do conteúdo, desde a criação até o descarte. Isso garante que as informações sejam gerenciadas adequadamente, reduzindo os riscos associados a violações de dados ou à não conformidade com as normas.
  • Conformidade regulamentar mais rígida: Atenda aos requisitos de retenção de documentos e privacidade de dados com armazenamento seguro, controles de acesso e trilhas de auditoria.
  • Escalabilidade: O ECM suporta a capacidade de processar com segurança quantos objetos forem necessários por dia (potencialmente na casa dos milhões).

Quais são os principais recursos que você deve procurar em uma solução de ECM?

As organizações continuam a exigir a funcionalidade principal oferecida pelo software de gerenciamento de conteúdo empresarial. A expansão para uma abordagem de serviços de conteúdo leva o ECM um passo adiante, oferecendo às organizações uma nova maneira de conectar o conteúdo aos negócios digitais - fornecendo ferramentas que os usuários finais podem usar para trabalhar, compartilhar e colaborar facilmente com o conteúdo.

As soluções de gerenciamento de conteúdo empresarial mais eficazes usam a integração de conteúdo para dar aos usuários acesso ao conteúdo certo nos aplicativos que já estão usando atualmente, como SAP®, Microsoft® 365, Salesforce, Guidewire e SAP SuccessFactors®. Ao mesmo tempo, as ferramentas avançadas de ECM se baseiam em funcionalidades de controle e governança para permitir o compartilhamento seguro de informações e a colaboração em toda a empresa e com parceiros externos.

Outros serviços de conteúdo que podem ser aproveitados incluem:

  • Captura de conteúdo: Permite que você digitalize documentos físicos e colete conteúdo digital de várias fontes. A captura de conteúdo pode incluir tecnologias como reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para converter documentos digitalizados em texto pesquisável.
  • Integrações profundas e prontas para uso: Minimiza a necessidade de alternar entre aplicativos, integrando as ferramentas de ECM com os principais aplicativos em que as equipes trabalham todos os dias.
  • Fluxo de trabalho/gerenciamento de processos de negócios: Automatiza e otimiza os processos de negócios que envolvem conteúdo, como processos de aprovação ou processamento de faturas.
  • Ferramentas de colaboração: Facilita a colaboração da equipe em documentos e projetos, geralmente incluindo recursos como edição e comentários simultâneos.
  • Pesquisa e recuperação: Permite que os usuários encontrem rapidamente o conteúdo com recursos avançados de pesquisa, incluindo pesquisa de texto completo, pesquisa de metadados e pesquisa facetada.
  • Acesso móvel e remoto: Permite o acesso seguro ao conteúdo de qualquer dispositivo ou local, o que é cada vez mais importante em ambientes de trabalho híbridos.
  • Gerenciamento de registros: Garante a preservação do conteúdo a longo prazo, cronogramas de retenção e disposição defensável em conformidade com os requisitos legais e regulamentares.
  • Governança e conformidade das informações: Oferece suporte à aplicação de políticas, trilhas de auditoria e controles de acesso baseados em funções para gerenciar riscos e atender a padrões regulatórios, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) ou a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA).
  • Análises e relatórios: Fornece insights sobre o uso do conteúdo, o comportamento do usuário e a eficiência do processo para orientar a melhoria contínua.

O que há de novo no gerenciamento de conteúdo empresarial?

O software de gerenciamento de conteúdo empresarial precisa acompanhar as demandas do mercado, oferecendo novas funcionalidades para ajudar as empresas a elevar o gerenciamento de informações e aumentar o ROI.

Os recursos avançados incluem:

  • ECM baseado em nuvem: muitas organizações estão migrando para soluções de ECM baseadas em nuvem, que oferecem maior flexibilidade, escalabilidade e acessibilidade.
  • Ferramentas de inteligência artificial (IA): Com um assistente de conteúdo de IA e aprendizado de máquina, as organizações podem melhorar a classificação do conteúdo, os recursos de pesquisa e a automação de processos, além de aproveitar a análise avançada para obter novos insights sobre o conteúdo.
  • Integrações generalizadas: Os sistemas de gerenciamento de conteúdo corporativo estão cada vez mais integrados a ferramentas de colaboração populares, como o Microsoft Teams e o Slack, para melhorar os fluxos de trabalho e a adoção pelos usuários.
  • Suporte a várias nuvens: As principais plataformas de ECM oferecem suporte a ambientes híbridos e de várias nuvens, proporcionando às organizações a flexibilidade para otimizar o desempenho, evitar a dependência de fornecedores e manter a conformidade entre os provedores de nuvem.

Quais ferramentas de gerenciamento de conteúdo empresarial a OpenText tem a oferecer?

A OpenText oferece um conjunto abrangente de ferramentas de gerenciamento de conteúdo empresarial que pode ajudar as organizações a aumentar a eficiência, reduzir custos e melhorar a conformidade. Ao fornecer um repositório centralizado para conteúdo digital, automatizar fluxos de trabalho e permitir o acesso seguro, a OpenText capacita as empresas a fazer melhor uso de seus ativos de informação.

Explore como o software de gerenciamento de conteúdo empresarial líder de mercado da OpenText pode transformar sua empresa:

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