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O que é o gerenciamento de conteúdo na nuvem?

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Visão geral

Gerenciamento de conteúdo em nuvem com inteligência artificial que se integra perfeitamente aos seus aplicativos empresariais essenciais

Está pensando em migrar o gerenciamento de conteúdo para a nuvem? As soluções de gerenciamento de conteúdo continuam a evoluir, tornando-se mais inteligentes e integradas. Descubra os benefícios de produtividade e eficiência do gerenciamento de conteúdo SaaS, o que procurar em uma solução de gerenciamento de conteúdo na nuvem e a importante função da IA generativa.

Os sistemas de gerenciamento de conteúdo evoluíram muito. Os primeiros sistemas foram criados para o gerenciamento de registros e para os departamentos jurídicos, com foco principal na conformidade e na minimização de riscos, sem pensar muito em como os profissionais do conhecimento usavam o conteúdo que possuíam.

Atualmente, uma nova geração de soluções de gerenciamento de conteúdo foi projetada pensando nos usuários, tornando o conteúdo facilmente disponível para maximizar o valor das informações e aumentar a eficiência e a produtividade. Esses sistemas gerenciam o ciclo de vida das informações, desde a criação e o armazenamento até a recuperação e a distribuição, enquanto aplicam os controles de segurança necessários e as práticas recomendadas de governança. Devido aos avanços nas ferramentas de inteligência artificial (IA), o conteúdo é facilmente pesquisado, analisado e resumido, revelando insights ocultos.

Gerenciamento de conteúdo na nuvem

O gerenciamento de conteúdo na nuvem é a próxima evolução dos serviços de conteúdo, transferindo o gerenciamento de conteúdo para um ambiente de nuvem para oferecer ainda mais acesso, agilidade, segurança e controle de custos. De acordo com a IDC, as organizações estão adotando a mudança para a nuvem, com dois terços dos participantes da pesquisa fazendo investimentos em serviços de conteúdo nos últimos 12 a 18 meses, sendo que 31% foram impulsionados por iniciativas de modernização tecnológica, incluindo uma mudança para a nuvem.

Quais são os benefícios dos sistemas de gerenciamento de conteúdo na nuvem?

As plataformas de gerenciamento de conteúdo na nuvem continuam a evoluir, oferecendo às organizações mais recursos e benefícios, eliminando silos de informações e facilitando as integrações de conteúdo entre sistemas e aplicativos.

Os principais benefícios incluem:

  • Reduzir a dispersão e os silos de informações, reunindo informações e processos de negócios.
  • Aumento da eficiência com melhorias nos tempos de processamento do fluxo de trabalho e nas velocidades de recuperação de documentos, reduzindo gargalos e acelerando as operações.
  • Acesso rápido ao conteúdo de qualquer lugar, impulsionando a continuidade e a produtividade dos negócios.
  • Melhorar a colaboração, garantindo que os usuários tenham acesso aos documentos e dados mais atualizados.
  • Extração de valor do conteúdo e dos dados para impulsionar a tomada de decisões precisas e oportunas.
  • Aprimoramento da segurança com várias camadas de proteção de segurança, incluindo controles de acesso avançados, classificações automáticas de conteúdo e monitoramento contínuo da segurança.
  • Automatizar e acelerar a classificação e o arquivamento de conteúdo recém-criado.
  • Implementação rápida, com sistemas de gerenciamento de conteúdo implementados rapidamente, capazes de serem dimensionados conforme necessário para atender às crescentes demandas comerciais e de conteúdo.

O que procurar em uma solução de gerenciamento de conteúdo na nuvem?

De acordocoma Forrester, os principais casos de uso que as organizações esperam que as plataformas de gerenciamento de conteúdo abordem se concentram na colaboração centrada em documentos, na automação de processos centrados em documentos e na governança de informações.

Especificamente:

Colaboração centrada em documentos: Aumento da produtividade dos funcionários por meio da cocriação e do compartilhamento de conteúdo com espaços de colaboração de projetos, bem como da integração com aplicativos de produtividade.

Automação de processos centrados em documentos: Simplificação das tarefas de rotina, digitalização do trabalho manual e automatização dos fluxos de trabalho de negócios com recursos como automação de processos digitais, assinatura eletrônica e ferramentas de design e desenvolvimento de aplicativos.

Governança de informações: Conformidade com leis, regulamentos e regras por meio da proteção e preservação de documentos orientada por políticas, com controles de acesso e gerenciamento do ciclo de vida.

Casos de uso adicionais podem incluir:

  • Extração inteligente de documentos
  • Plataformas de desenvolvimento com pouco código para aplicativos centrados em conteúdo
  • Compartilhamento seguro de conteúdo
  • Automação do trabalho de conhecimento
  • Aplicativos centrados em conteúdo horizontal e vertical

No entanto, nem todos os sistemas de gerenciamento de conteúdo em nuvem são criados da mesma forma, com alguns focados em serviços básicos de compartilhamento de arquivos e armazenamento em nuvem e outros projetados para uso corporativo multifuncional e generalizado.

As soluções empresariais de gerenciamento de conteúdo na nuvem oferecem o desempenho, o gerenciamento, a segurança, a conformidade e as integrações necessárias para as necessidades complexas e exclusivas das organizações.

    • Segurança: Criptografia avançada, autenticação multifatorial, trilhas de auditoria detalhadas e políticas de segurança personalizáveis.
    • Conformidade: Estruturas de conformidade abrangentes, políticas de retenção automatizadas e gerenciamento de retenção legal.
    • Flexibilidade de integração de negócios: Extensas APIs, conectores pré-construídos e recursos de integração personalizados.
    • Escalabilidade: Infraestrutura de nível empresarial, fornecimento global de conteúdo e dimensionamento ilimitado.

Quais são os principais recursos do gerenciamento de conteúdo na nuvem?

Ao avaliar os provedores de gerenciamento de conteúdo na nuvem, a escolha do parceiro certo pode fazer toda a diferença. Aqui estão quatro recursos de primeira linha para ajudar a otimizar e enriquecer o conteúdo digital e preparar as organizações para o sucesso a longo prazo:

  • A capacidade de atender a qualquer caso de uso: Cada empresa tem requisitos de conteúdo exclusivos. Informe-se sobre a capacidade do fornecedor de ir além do compartilhamento de conteúdo empresarial, resolvendo desafios como gerenciamento de registros, captura de conteúdo e arquivamento de informações.
  • Integração com qualquer coisa, em qualquer lugar, para eliminar o atrito do processo: Avalie se os serviços de conteúdo e as soluções de colaboração de conteúdo são facilmente incorporados aos aplicativos com os quais os usuários já trabalham, como SAP® e Microsoft.-
  • Proteção de dados e garantia de conformidade: A estrutura e os controles necessários para proteger e gerenciar informações críticas.
  • Implementação flexível e global: As organizações precisam de flexibilidade quando se trata de implementações na nuvem. Pergunte sobre as opções para escolher entre ambientes de nuvem privada, pública ou híbrida, bem como sobre o suporte de data centers globais para garantir acesso seguro e ininterrupto.

A IDC fornece sugestões adicionais de recursos que devem ser procurados em uma solução de fornecedor ao modernizar aplicativos de serviços de conteúdo:

    • Uma interface de usuário intuitiva para todos os usuários que interagem com o aplicativo (como RH, finanças, marketing, vendas, suporte ao cliente, fornecedores e parceiros)
    • Uma arquitetura moderna, baseada em API, para garantir o desempenho e a facilidade de integração, bem como o suporte para desenvolvedores
    • Conectores compatíveis com aplicativos adjacentes, como aplicativos de criação, aplicativos de CRM, ERP e RH, ou ferramentas de colaboração para minimizar a necessidade de código personalizado
    • Um designer de fluxo de trabalho, modelos de fluxo de trabalho e recursos de script para fluxos de trabalho mais complexos
    • Uma estratégia de inovação com suporte para GenAI
    • Um histórico de inovação e uma capacidade comprovada de fornecer aprimoramentos em uma cadência regular de maneira contínua
    • Um forte ecossistema de parceiros e desenvolvedores para implementação, suporte e integrações de tecnologia

Qual é a função da GenAI no gerenciamento de conteúdo em nuvem?

Com o GenAI, as organizações podem ampliar o valor das plataformas de gerenciamento de conteúdo em nuvem, colocando um assistente de conteúdo intuitivo com IA nas mãos dos usuários. Com as soluções de gerenciamento de conteúdo com IA, as organizações podem atingir novos níveis de compreensão, produtividade e controle. Os benefícios são de longo alcance, oferecendo uma variedade de recursos, como:

  • Criação de novos conteúdos
  • Identificação de conteúdo em várias fontes
  • Tradução de conteúdo
  • Resumir o conteúdo
  • Sugestão de conteúdo relacionado
  • Análise de sentimento
  • Marcação e categorização automatizadas

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Notas de rodapé

  1. [1] IDC, Estado dos serviços de conteúdo: Investing in Enterprise Content Management and Content Sharing and Collaboration, janeiro de 2024
  2. [2] Forrester, O cenário das plataformas de conteúdo, 3º trimestre de 2024