O que é fax digital?

A evolução do fax analógico para o digital

Introduzida na década de 1980, a tecnologia de fax tradicional dependia de linhas telefônicas analógicas para transmitir imagens de documentos entre locais. Os aparelhos de fax digitalizavam documentos, convertiam a imagem em tons de áudio e os transmitiam por meio de linhas telefônicas para outro aparelho de fax que reconvertia os tons em um documento impresso. Esse processo, embora revolucionário para a época, tinha limitações significativas, incluindo velocidades lentas, atolamentos de papel, baixa qualidade de imagem e a necessidade de linhas telefônicas dedicadas.

O fax digital surgiu no início dos anos 2000, quando as organizações buscavam uma transmissão de documentos mais eficiente. A tecnologia de fax eletrônico converte documentos em formatos digitais (geralmente PDF ou TIFF) e os transmite usando redes IP (Internet Protocol). Essa evolução permitiu que o fax permanecesse relevante em um mundo digital, abordando as limitações do fax analógico e preservando seus principais benefícios de segurança.

Em meados da década de 2010, à medida que as organizações adotavam cada vez mais a computação em nuvem para funções comerciais essenciais, surgiram as soluções de fax em nuvem. Ao fornecer recursos de fax digital como serviço, ele eliminou totalmente a necessidade de infraestrutura local. Essa abordagem foi acelerada pelo Memorando de Opinião e Ordem 19-72 da Comissão Federal de Comunicações de 2019, que permitiu que as empresas desativassem os serviços telefônicos com fio de cobre a partir de agosto de 2022, possibilitando que as organizações fizessem a transição para fora das linhas de fax analógicas.

O fax na nuvem oferece várias vantagens, incluindo dimensionamento automático para acomodar flutuações de volume, redundância geográfica para maior confiabilidade, implementação simplificada e requisitos reduzidos de gerenciamento de TI. Ele também oferece recursos de segurança aprimorados e melhor integração com aplicativos de negócios modernos baseados em nuvem. Para organizações com ambientes de trabalho híbridos, o fax na nuvem garante acesso consistente à funcionalidade de fax, independentemente da localização do funcionário, apoiando a continuidade dos negócios e a flexibilidade operacional.

Como funciona o fax digital

O fax digital opera em uma infraestrutura tecnológica fundamentalmente diferente em comparação com o fax tradicional, embora o resultado - transmissão segura de documentos - permaneça o mesmo. Em geral, o processo segue as seguintes etapas:

1. Criação ou digitalização de documentos: O remetente cria um documento digital ou digitaliza um documento físico para convertê-lo em um formato digital.
2. Preparação da transmissão: A solução de fax digital prepara o documento para transmissão, o que pode incluir formatação, compactação e criptografia.
3. Roteamento com números DID da Internet: Os sistemas de fax digital usam números de Discagem Direta para Dentro (DID) baseados na Internet para rotear faxes. Esses números virtuais recebem faxes recebidos por meio de redes IP, substituindo as linhas telefônicas tradicionais e mantendo a compatibilidade com os fluxos de trabalho legados.
4. Transmissão digital: Em vez de usar tons de áudio em linhas telefônicas, o documento é transmitido por meio de redes IP, que podem incluir a Internet, redes privadas ou infraestrutura de nuvem.
5. Entrega segura: O documento é entregue ao sistema de fax digital, e-mail ou outro ponto de extremidade designado do destinatário com verificação de recebimento.
6. Notificação e armazenamento: Tanto o remetente quanto o destinatário recebem a confirmação da transmissão bem-sucedida, e o documento é armazenado com segurança de acordo com as políticas de retenção configuradas.

Esse processo elimina a necessidade de papel, toner e hardware físico, mantendo a conexão ponto a ponto segura que torna as comunicações por fax inerentemente seguras.

Por que o fax digital continua sendo essencial para as empresas modernas

Ainda essencial para a comunicação segura

Apesar do aumento do e-mail e das ferramentas digitais, o fax continua sendo um método confiável para a comunicação segura em setores regulamentados. Sua transmissão ponto a ponto garante uma conexão direta e segura, ao contrário do e-mail, que pode ser interceptado. O fax também fornece confirmações de entrega com registros de data e hora e detalhes do destinatário, atendendo às necessidades de conformidade. O fax digital aprimora isso com criptografia, controles de acesso e trilhas de auditoria.

Principais setores que usam fax digital:

Assistência médica
Cerca de 70% dos hospitais ainda usam fax para trocar informações de saúde protegidas (PHI), ajudando a manter a conformidade com a HIPAA. O fax digital se integra aos EMRs, reduzindo os riscos associados a documentos impressos. Por exemplo, o Baptist Hospitals of Southeast Texas economizou US$ 200.000 por ano e aumentou a eficiência em 20% usando o fax digital da OpenText.

Legal
O fax continua sendo legalmente obrigatório em muitas regiões. Os escritórios de advocacia usam o fax digital para troca segura de documentos, trilhas de auditoria e descoberta eletrônica. Ele garante a conformidade e a governança eficiente das informações.

Serviços financeiros
Os bancos e as seguradoras usam o fax digital para transmitir com segurança documentos confidenciais, como solicitações de crédito e reclamações. Ele é compatível com a conformidade e oferece uma alternativa econômica a redes como a SWIFT. As seguradoras americanas The Standard e Hawksford melhoraram a eficiência e a conformidade com as soluções OpenText.

Setor público dos EUA
Os órgãos governamentais usam o fax digital para a transmissão segura e em conformidade de documentos confidenciais. Ele é compatível com padrões como HIPAA e FedRAMP, oferecendo criptografia, controles de acesso e registros de auditoria. O envio de fax baseado em nuvem com roteamento IP seguro moderniza os sistemas legados.

Conformidade regulatória e fax digital

O fax digital continua sendo vital para os setores que enfrentam normas rígidas de privacidade e segurança de dados, oferecendo recursos incorporados que apoiam a conformidade.

HIPAA no setor de saúde

O fax digital oferece suporte à conformidade com a HIPAA por meio de:

• Criptografia de PHI em trânsito e em repouso
• Controles de acesso para restringir o acesso a documentos
• Trilhas de auditoria que rastreiam a atividade do documento
• Confirmações de transmissão para comprovação de entrega

Um relatório do HIPAA Journal destacou uma violação no Grant Medical Center da OhioHealth, onde as PHI foram enviadas por fax para destinatários incorretos, ressaltando a necessidade de sistemas de fax digital seguros.

Regulamentos de serviços financeiros

O fax digital ajuda a atender aos requisitos de:

• GLBA: Protege os dados dos clientes
• PCI DSS: protege as informações do cartão de crédito
• SOX: garante a manutenção adequada de registros financeiros

Esses sistemas oferecem transmissão segura, registros de auditoria e integração com ferramentas de gerenciamento de documentos.

GDPR e leis globais de privacidade

O fax digital é compatível com as leis internacionais de privacidade de dados, como o GDPR:

• Minimizar a coleta e o armazenamento de dados
• Aplicação de políticas de retenção
• Proteção de dados em trânsito
• Registro de transações para fins de responsabilidade

Certificações do setor

Os principais provedores de fax digital, como o OpenText, atendem a padrões reconhecidos:

• ISO/IEC 27001: Segurança da informação
• SOC 2 Tipo II: controles de segurança e privacidade
• PCI DSS: proteção de dados de pagamento

Essas certificações garantem às organizações que seus sistemas de fax atendem a altos padrões de conformidade.

Benefícios da transição para o fax digital

Benefícios comerciais do fax digital

A mudança do fax analógico para o digital proporciona ganhos significativos em eficiência, economia de custos e agilidade operacional. Além da conformidade regulatória, o fax digital apoia metas mais amplas de transformação digital.

Escalabilidade e flexibilidade

Os sistemas de fax analógicos têm dificuldade para escalar com a demanda flutuante. O fax digital se adapta facilmente às mudanças de volume sem necessidade de infraestrutura adicional. Ele também oferece implementação flexível no local, na nuvem ou híbrida, adaptada às necessidades e aos orçamentos da organização.

Ganhos de custo e eficiência

O fax digital reduz os custos relacionados a hardware, linhas telefônicas, papel e toner. Os modelos baseados em nuvem eliminam as despesas de capital e operam em uma base de pagamento conforme o uso. Ele também simplifica as operações, eliminando tarefas manuais como impressão e digitalização, entregando documentos diretamente nas caixas de entrada ou nos sistemas de fluxo de trabalho.

Integração do fluxo de trabalho

O fax digital moderno se integra aos principais sistemas corporativos - EMRs, ERPs, CRMs e MFPs - automatizando o manuseio de documentos e incorporando o fax aos fluxos de trabalho diários. Isso aumenta a produtividade e minimiza as necessidades de treinamento, especialmente em ambientes em que o fax é essencial para os processos comerciais.

Prontidão de dados com tecnologia de IA

A IA aumenta o valor do fax digital, transformando as informações enviadas por fax em dados que podem ser usados imediatamente em toda a empresa. Em vez de tratar um fax como um documento estático, a IA identifica o conteúdo significativo dentro dele, como detalhes importantes, contexto e intenção, e passa essas informações diretamente para os sistemas corporativos relevantes. Isso permite que os fluxos de trabalho em EMRs, ERPs e CRMs avancem sem interpretação manual ou reinserção.

Ao converter a comunicação por fax em dados estruturados e prontos para o fluxo de trabalho, a IA acelera a tomada de decisões, reduz atrasos e fortalece a integração entre os processos dependentes de fax e os principais ecossistemas operacionais.

Desafios comuns na transição para o fax digital

Embora os benefícios do fax digital sejam convincentes, as organizações podem encontrar desafios durante a transição dos sistemas de fax analógico para digital. Compreender e abordar esses desafios é essencial para uma implementação bem-sucedida.

Integração de sistemas legados

Muitas organizações operam sistemas legados que foram projetados para funcionar com aparelhos de fax tradicionais. A integração desses sistemas com soluções modernas de fax digital pode exigir trabalho de desenvolvimento personalizado ou middleware para garantir uma operação perfeita. As organizações devem avaliar as possíveis soluções de fax digital com base em sua capacidade de integração com os sistemas existentes e em sua flexibilidade para atender aos requisitos de integração personalizada.

Adoção e treinamento de usuários

Os funcionários acostumados a usar aparelhos de fax físicos podem resistir à mudança para alternativas digitais devido à familiaridade com os processos existentes. Superar essa resistência requer uma estratégia abrangente de gerenciamento de mudanças que inclua treinamento de usuários, comunicação clara dos benefícios e, possivelmente, uma abordagem de implementação em fases que permita que os usuários façam a transição gradual para o novo sistema.

Garantir a conformidade com as normas do setor

Diferentes setores têm requisitos regulatórios específicos para a transmissão e o armazenamento de documentos. As organizações devem garantir que a solução de fax digital selecionada esteja em conformidade com todas as normas aplicáveis, inclusive as relacionadas à privacidade de dados, segurança e retenção de registros. Isso pode envolver a configuração de políticas de retenção, a implementação de controles de acesso adequados e o estabelecimento de procedimentos de auditoria.

Práticas recomendadas para implementar o fax digital

Avaliação e planejamento

Antes de implementar uma solução de fax digital, as organizações devem avaliar o uso atual de fax, os volumes e as necessidades de integração. Essa avaliação orienta a seleção da solução e ajuda a desenvolver um plano de implementação que minimiza a interrupção dos negócios. O planejamento também deve definir métricas de sucesso, estabelecer um cronograma e identificar riscos com estratégias de atenuação. As organizações com necessidades complexas podem se beneficiar de consultores especializados em transformação digital.

Critérios de seleção de soluções

Os principais fatores a serem considerados ao avaliar as soluções de fax digital incluem:

1. Segurança: Analise a criptografia, os controles de acesso e as certificações de conformidade.
2. Integração: Garantir a compatibilidade com os sistemas e fluxos de trabalho existentes, especialmente com aplicativos de missão crítica.
3. Escalabilidade: Confirme se a solução pode lidar com o crescimento futuro e as alterações de volume.
4. Suporte & Confiabilidade: Avalie o suporte do fornecedor, os SLAs e os recursos de recuperação de desastres.
5. Custo total de propriedade: Leve em conta os custos de implementação, assinaturas e integração personalizada.

Implementação e gerenciamento de mudanças

A implementação eficaz requer um planejamento detalhado e um forte gerenciamento de mudanças. Uma implementação em fases - começando pelos departamentos que mais se beneficiam - ajuda a resolver problemas antes de uma implementação mais ampla. O gerenciamento de mudanças deve incluir treinamento de usuários, comunicação clara dos benefícios e suporte acessível. A nomeação de "campeões" departamentais pode incentivar a adoção e fornecer assistência localizada.

Como as soluções de fax digital da OpenText transformam as comunicações empresariais

Soluções de fax digital OpenText

A OpenText oferece soluções robustas de fax digital adaptadas a diversos setores. Com mais de 40 anos de experiência e mais de 12 bilhões de documentos processados anualmente, a OpenText é uma líder de confiança no espaço do fax digital.

OpenText™ Fax (RightFax)

O OpenText Fax é um servidor de fax escalável que permite o envio de fax seguro e sem papel para usuários, aplicativos e sistemas. Ele reduz os custos ao se conectar à telefonia analógica, digital, VoIP ou em nuvem e se integra a ferramentas de e-mail e desktop para aumentar a produtividade e apoiar a conformidade.

As opções de implementação incluem serviços locais, híbridos e gerenciados, oferecendo flexibilidade para atender às estratégias de TI. O OpenText Fax também se integra a plataformas empresariais como SAP, Oracle, Microsoft SharePoint e sistemas EMR como Epic, Meditech, Cerner e Veradigm.

OpenText™ Fax Aviator

O OpenText Fax Aviator é um assistente de IA avançado que torna o fax digital mais inteligente, automatizado e confiável. Ele transforma o fax em informações acionáveis para sistemas posteriores, reduzindo o esforço manual, acelerando processos urgentes e integrando perfeitamente os resultados a registros médicos eletrônicos (EMRs), plataformas de farmácia ou aplicativos corporativos.

O Fax Aviator traz inteligência para cada estágio da jornada do fax, ajudando as organizações a passar do esforço manual para o impacto automatizado:

• Fax Aviator Assist: Suporte instantâneo para Q&A que elimina o tempo gasto na pesquisa de manuais.
• Fax Aviator Route: O roteamento automatizado aumenta a precisão e acelera a entrega.
• Resumo do Fax Aviator: resume o conteúdo ou o histórico do fax em segundos.
• Fax Aviator Extract: captura e estrutura dados essenciais de documentos enviados por fax.

OpenText™ Core Fax

O OpenText Core Fax é uma solução de nuvem SaaS que suporta o envio seguro de fax a partir de desktops, e-mail, dispositivos móveis, aplicativos de negócios e MFPs. Ele simplifica os fluxos de trabalho e elimina a necessidade de linhas telefônicas e dispositivos físicos de fax. Com infraestrutura nos EUA, Canadá, Europa e Austrália, o OpenText Core Fax atende às necessidades de residência de dados e aumenta a conformidade por meio de entrega segura e manutenção centralizada de registros.

Sucesso do cliente

As organizações obtiveram resultados mensuráveis com as soluções de fax da OpenText. O Sistema de Saúde da Universidade do Kansas reduziu as falhas de transmissão e melhorou o atendimento ao paciente ao mudar de um sistema fora da nuvem não confiável para o OpenText Fax. A ZOLL Medical, que enfrentava o aumento do volume de fax, adotou o OpenText Fax Cloud Connect para melhorar a escalabilidade, a segurança e a confiabilidade, apoiando sua missão de oferecer cuidados que salvam vidas.

O futuro do fax digital

À medida que as organizações continuam suas jornadas de transformação digital, o fax digital continuará sendo um componente essencial da troca segura de informações, principalmente em setores regulamentados. O futuro do fax digital inclui várias tendências emergentes que aumentarão ainda mais sua proposta de valor.

Integração com inteligência artificial e aprendizado de máquina

As soluções de fax digital incorporarão cada vez mais recursos de inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina para automatizar a classificação de documentos, a extração de dados e o roteamento. Esses recursos permitirão que as organizações otimizem seus fluxos de trabalho centrados em documentos e obtenham maior valor dos documentos enviados por fax, extraindo e processando automaticamente as informações relevantes. O OpenText Fax Aviator traz recursos orientados por IA para fluxos de trabalho orientados por documentos, desbloqueando novos níveis de produtividade.

Recursos móveis aprimorados

À medida que o trabalho remoto se torna mais predominante, as soluções de fax digital continuarão a aprimorar seus recursos móveis, permitindo o envio seguro de fax de qualquer lugar. Essas melhorias incluirão aplicativos móveis aprimorados, melhor integração com ferramentas de produtividade móvel e interfaces de usuário otimizadas para dispositivos móveis.

Integração mais profunda com ecossistemas de nuvem

As soluções de fax digital se tornarão mais integradas com suítes de produtividade baseadas em nuvem, plataformas de colaboração e aplicativos de negócios. Essa integração permitirá o envio contínuo de fax dentro dos aplicativos com os quais os usuários trabalham diariamente, reduzindo ainda mais o atrito e aumentando a produtividade.

O fax digital aumenta a produtividade

O fax eletrônico e digital representa uma evolução crítica de um método de comunicação tradicional que continua a desempenhar um papel essencial na troca segura de informações. Ao fazer a transição do fax analógico para o eletrônico, as organizações podem aumentar a segurança, melhorar a conformidade, reduzir custos e aumentar a eficiência operacional, mantendo os benefícios de segurança inerentes que tornaram o fax o método de comunicação preferido nos setores regulamentados.

À medida que as organizações continuam suas jornadas de transformação digital, a implementação de uma solução robusta de fax digital deve ser considerada um componente importante de sua estratégia geral para a troca segura de informações. Com a solução e a abordagem de implementação corretas, o fax digital pode servir como uma ponte entre os fluxos de trabalho de documentos tradicionais e os processos digitais modernos, permitindo que as organizações avancem sem comprometer a segurança ou a conformidade.