포레스터의 총 경제적 영향 조사에 따르면 문서 관리 솔루션을 찾는 조직은 5가지 주요 요구사항에 초점을 맞춰 공급업체를 선택했습니다: ERP 및 생산성 도구와 같은 주요 애플리케이션과의 미션 크리티컬 통합. 복잡한 규정 준수 요건에 대한 지리적 입지 및 현지 전문성. 생산성과 임베디드 보안 및 정보 거버넌스를 위한 즉시 사용 가능한 자동화 기능을 제공합니다. 데이터 보안 정확성, 재해 복구 및 백업에 대한 전문 지식을 갖추고 있습니다. 안전하고 규정을 준수하며 일관되게 사용할 수 있는 중앙 집중식 업무 공간으로 조직 전체에서 활용할 수 있습니다. 문서 관리 솔루션을 평가할 때 고려해야 할 추가 기능이 있습니다. 정보와 기존 비즈니스 도구를 최대한 활용하려면 솔루션이 갖추어야 할 조건이 있습니다: 간단하고 직관적이며 사용하기 쉬운 인터페이스 탐색을 통해 채택률을 높일 수 있어야 합니다. 콘텐츠 캡처, 문서 생성, 공유 및 협업, 엔터프라이즈 애플리케이션 통합, 워크플로 자동화를 지원하는 엔드투엔드 콘텐츠 관리가 가능합니다. 내장된 메타데이터 태깅, 색인화 및 분류와 같은 AI 지원 기능으로 콘텐츠를 정리하여 GenAI 결과를 개선할 수 있습니다. 수명 주기 전반에 걸쳐 정보를 보호하고 보안을 유지하기 위한 자동화된 백그라운드 거버넌스입니다. 온프레미스, 하이브리드 또는 클라우드에 배포할 수 있는 옵션을 통해 플랫폼 및 배포 유연성을 확보하세요.

개요

문서 관리는 조직에서 중요한 역할을 하며, 비즈니스 목표를 지원하기 위해 정보를 효과적으로 캡처, 색인화, 정리, 저장, 액세스하도록 보장합니다.

기업 성공의 기본 요소인 문서 관리 솔루션은 기업이 팀, 부서, 비즈니스 라인, 조직 전체에서 데이터의 가치를 최대한 활용하고, 규정을 준수하며, 보안을 강화하고, 효율성을 높일 수 있도록 지원합니다.

Foundry Research의 설문조사에 따르면 조직은 정보 관리 방식과 관련된 문제에 지속적으로 직면하고 있으며, 직원 참여와 생산성에 영향을 미치는 상위 3가지 장애물은 다음과 같습니다:

기존 기술 및 시스템과 통합되는 솔루션을 찾습니다.
복잡한 프로세스 및 워크플로.
사용 가능한 지식에 접근하기 어려움.

강력한 문서 관리 시스템에 투자하는 기업은 디지털 마찰을 제거하여 전사적으로 콘텐츠를 연결, 공유 및 관리할 수 있는 환경을 조성합니다. 결과적으로 이러한 조직은 컨텍스트에 맞는 콘텐츠를 제공하고 규모에 맞는 안전한 정보 관리를 통해 경쟁력과 생산성 우위를 확보할 수 있습니다.

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문서 관리

문서 관리가 중요한 이유는 무엇인가요?

Forrester 총 경제적 영향(™ ) 연구에 따르면, 성공적인 문서 관리 프로그램은 정보 근로자의 생산성 요구 사항과 일상적인 활동을 자동화하고 법적 또는 규제 요건을 충족하기 위해 디지털 문서를 관리해야 하는 내부 이해관계자의 요구 사항의 균형을 유지합니다. 그리고 잘 수행하면 자본 및 운영 비용, 직원 및 고객 경험, 데이터 무결성에 긍정적인 영향을 미치는 인상적인 결과를 얻을 수 있습니다.

하지만 많은 조직이 서로 다른 플랫폼에 분산된 다양한 비즈니스 도구와 애플리케이션에 계속 의존하고 있어 특히 비정형 콘텐츠 내에서 정보를 효율적으로 찾는 것이 어렵습니다. 문서 관리 솔루션을 SAP®, Salesforce®, Microsoft®, Guidewire, Google Workspace 등 주요 비즈니스 애플리케이션과 통합함으로써 조직은 주요 애플리케이션 간의 가교를 구축하고 지식 근로자가 선호하는 인터페이스에 관계없이 중요한 비즈니스 의사결정에 필요한 모든 정보를 확보할 수 있습니다.

효과적인 문서 관리 솔루션은 조직이 다음을 수행할 수 있도록 지원하는 매우 중요한 요소입니다:

방대한 기술 스택에서 통합 문제를 제거하세요.
고유한 사용 사례에 맞게 콘텐츠 서비스를 확장하세요.
직원들이 정보를 찾고, 참여하고, 공유하는 방식을 개선하세요.
직원, 팀, 외부 이해관계자 간에 어디서나 협업을 촉진하세요.
정보 거버넌스, 데이터 개인정보 보호 및 규정 준수를 보장합니다.
민첩성을 높여 변화하는 비즈니스 요구사항에 신속하게 대응하세요.

문서 관리 솔루션을 통해 기업은 어떤 이점을 얻을 수 있나요?

잘 구현된 문서 관리 솔루션은 조직에 다음과 같은 여러 가지 이점을 제공합니다:

디지털 트랜스포메이션을 발전시키세요: AI, 클라우드 컴퓨팅, 지식 관리의 최신 기술을 활용하여 지속적인 혁신과 성장에 박차를 가하세요.
생산성 향상: 조직 전체에서 신뢰할 수 있는 단일 소스를 통해 문서를 찾는 데 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다.
데이터 기반 의사 결정 지원: 정확한 실시간 데이터를 사용자의 손끝에 제공하여 정보에 입각한 비즈니스 의사 결정을 내릴 수 있습니다.
일상 업무에 AI를 적용하세요: 생성형 AI를 사용하여 관련 인사이트, 트렌드 및 분석을 쉽게 발견하세요.
운영 효율성을 개선하세요: 워크플로 및 프로세스 자동화를 활용하여 중복 및 수동 단계를 줄입니다.
지식 공유를 촉진하세요: 최신 문서, 원활한 협업, 엄격한 버전 관리로 원활한 정보 교환을 촉진하세요.
규정 준수 및 위험 관리 개선: 엄격한 액세스 제어, 기록 관리, 데이터 보안 정책을 자동으로 구현하여 법률 및 업계 규정을 준수하세요.
운영 비용 절감: 정보 관리 시스템과 프로세스를 통합하여 IT 인프라를 간소화하고 기술 관리 및 감독을 줄이세요.

GenAI는 문서 관리 플랫폼을 어떻게 개선하나요?

문서 관리 플랫폼에서 바로 사용할 수 있는 AI 기반 대화형 검색과 생성형 AI를 통해 조직은 문서 관리 솔루션과 생산성을 한 단계 더 높일 수 있습니다. 직관적인 AI 콘텐츠 도우미는 사용자가 콘텐츠를 더 쉽게 식별, 생성, 번역, 요약할 수 있도록 도와주며 자연어 질문을 통해 정보를 이해하고 사용하는 새로운 방법을 열어줍니다. 콘텐츠 도우미를 넘어선 동적 AI 에이전트는 지식 근로자를 대신하여 시스템과 도구 전반에서 복잡한 작업을 수행하여 프로세스를 가속화합니다.

문서 관리 솔루션에서 살펴봐야 할 핵심 기능은 무엇인가요?

포레스터의 총 경제적 영향 조사에 따르면 문서 관리 솔루션을 찾는 조직은 5가지 주요 요구사항에 중점을 두고 벤더를 선택했습니다:

ERP 및 생산성 도구와 같은 주요 애플리케이션과 미션 크리티컬하게 통합됩니다.
복잡한 규정 준수 요건에 대한 지리적 입지 및 현지 전문성.
생산성과 임베디드 보안 및 정보 거버넌스를 위한 즉시 사용 가능한 자동화 기능을 제공합니다.
데이터 보안 정확성, 재해 복구 및 백업에 대한 전문 지식을 갖추고 있습니다.
안전하고 규정을 준수하며 일관되게 사용할 수 있는 중앙 집중식 업무 공간으로 조직 전체에서 활용할 수 있습니다.

문서 관리 솔루션을 평가할 때 고려해야 할 추가 기능이 있습니다. 정보와 기존 비즈니스 도구의 가치를 최대한 활용하려면 솔루션이 갖추어야 합니다:

간단하고 직관적이며 사용하기 쉬운 인터페이스 탐색을 통해 채택률을 높일 수 있습니다.
콘텐츠 캡처, 문서 생성, 공유 및 협업, 엔터프라이즈 애플리케이션 통합, 워크플로 자동화를 지원하는 엔드투엔드 콘텐츠 관리가 가능합니다.
내장된 메타데이터 태깅, 색인화 및 분류와 같은 AI 지원 기능으로 콘텐츠를 정리하여 GenAI 결과를 개선할 수 있습니다.
수명 주기 전반에 걸쳐 정보를 보호하고 보안을 유지하기 위한 자동화된 백그라운드 거버넌스입니다.
온프레미스, 하이브리드 또는 클라우드에 배포할 수 있는 옵션을 통해 플랫폼 및 배포 유연성을 확보하세요.

다양한 부서와 업계에서 문서 관리 솔루션을 어떻게 사용하나요?

문서 관리 솔루션은 부서와 산업 전반에 걸쳐 다양한 사용 사례를 지원하며, 각 사례마다 정보 저장, 액세스, 보안에 대한 고유한 요구사항이 있습니다. 콘텐츠를 중앙 집중화하고 핵심 비즈니스 애플리케이션에 포함시킴으로써 조직은 지식 근로자가 디지털 마찰을 줄이고 더 나은 의사 결정을 내릴 수 있도록 지원합니다.

다양한 팀과 부문이 혜택을 누리는 방법은 다음과 같습니다:

영업: 제안서 작성을 간소화하고, 계약 승인을 자동화하고, CRM 플랫폼에서 바로 최신 자료에 액세스하여 영업 주기와 고객 대응력을 개선하세요.
인사(HR): 직원 기록, 온보딩 자료, 성과 문서를 안전하게 관리하면서 노동 규정 및 데이터 개인정보 보호 요건을 준수하세요.
고객 서비스: 상담원에게 최신 지식 기반, 서비스 기록, 고객 커뮤니케이션 기록에 빠르게 액세스하여 해결 시간과 고객 만족도를 개선하세요.
법률: 버전 관리, 전자 서명 지원, 감사 추적을 통해 법률 문서, 사례 파일, 규정 준수 자료를 중앙 집중화하여 법적 무결성과 준비 상태를 유지하세요.
엔지니어링: 대량의 기술 도면, 제품 문서, 변경 기록을 관리하면서 글로벌 팀 간의 협업을 지원하고 버전 정확성을 유지하세요.
생명 과학: 연구, 임상시험, 제조 전반에 걸쳐 규정을 준수하는 문서를 유지하여 업계 표준에 따라 정확성, 추적성, 감사 준비성을 보장합니다.
정부 투명성, 감사 가능성 및 공공 서비스 효율성을 지원하면서 시민 기록, 허가 및 규제 문서를 안전하고 규정을 준수하여 관리할 수 있습니다.

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