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O que é processamento inteligente de documentos?

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Ilustração de itens de TI com foco em um ponto de interrogação

Visão geral

Veja como maximizar a eficiência operacional com captura, IA e automação

O processamento inteligente de documentos (IDP) eleva a captura inteligente de documentos ao adicionar IA e automação, transformando arquivos em informações organizadas para melhorar a eficiência operacional, o atendimento ao cliente e a produtividade e o envolvimento dos funcionários. Independentemente de como as informações entram em uma organização, as soluções inteligentes de processamento de documentos identificam quando um conteúdo deve acionar um fluxo de trabalho automatizado, extraindo metadados importantes e garantindo que as informações sejam pesquisáveis e acionáveis por humanos ou assistentes de conteúdo de IA.

Processamento inteligente de documentos

Por que o processamento inteligente de documentos é importante?

As organizações lidam com mais conteúdo de entrada do que nunca, composto de vários formatos, como PDFs, e-mails com anexos, imagens móveis e muito mais. O processamento manual de arquivos leva tempo, custa dinheiro e, muitas vezes, leva a erros.

Arquivos como faturas, pedidos de vendas, comunicações com clientes e registros de funcionários contêm informações valiosas, mas sem a capacidade de encontrar, entender e agir com base nos dados contidos neles, os fluxos de trabalho importantes são atrasados. Com muita frequência, o ônus do uso eficaz do conteúdo recai sobre os indivíduos, com etapas extras necessárias para revisar manualmente o conteúdo, adicionar tags e gerenciar fluxos de trabalho com conteúdo intensivo.

Em resposta, organizações de todos os setores estão substituindo a entrada manual de dados e a marcação de arquivos por soluções inteligentes de processamento de documentos. Ao automatizar a captura, a classificação, o processamento e a extração de dados de documentos, as tarefas manuais são reduzidas, liberando funcionários e equipes para trabalhos de maior valor, reduzindo erros e melhorando a utilização de dados.

O processamento inteligente de dados permite que as organizações expandam a captura de informações com as mais recentes tecnologias de IA e ferramentas de automação de processos de negócios para acelerar os fluxos de trabalho de receita e criar melhores experiências para clientes e funcionários. Quando as organizações otimizam a automação, tudo se move com mais rapidez e consistência, o que é vital para manter a competitividade e a conformidade.

Como funciona o processamento inteligente de documentos?

O processamento inteligente de documentos acelera os fluxos de trabalho downstream para aumentar a eficiência e a produtividade em três estágios principais:

  1. Captura de informações: O processamento inteligente de documentos coleta conteúdo de várias fontes, como e-mails e aplicativos móveis, marcando e organizando automaticamente os documentos.
  2. Extração de dados e compreensão de documentos com tecnologia de IA: A IA ajuda as soluções inteligentes de processamento de documentos a entender o que há em um documento, extraindo os principais detalhes, reconhecendo padrões e entendendo o tom e o sentimento. Além disso, o modelo de IA aprende com o tempo, melhorando continuamente os resultados e o desempenho.
  3. Automação do fluxo de trabalho: Depois que os dados são extraídos, a solução inteligente de processamento de documentos envia os dados para o local certo para acionar fluxos de trabalho, como em um sistema financeiro, ferramenta de RH ou plataforma de atendimento ao cliente. Essa automação economiza tempo e reduz o risco de erros.

Quais são os casos de uso comuns do processamento inteligente de documentos?

As soluções inteligentes de processamento de documentos são ideais para arquivos que precisam ser organizados, pesquisados e processados rapidamente. Isso torna o processamento inteligente de documentos uma ferramenta essencial para trazer novas eficiências a muitos setores e funções comerciais essenciais. Alguns exemplos incluem:

Aqui está um exemplo de um cenário comum de integração do cliente: solicitação de uma conta bancária. Para verificar a identidade do cliente, a pessoa faz o upload de um PDF com uma conta de luz, um contrato de aluguel e uma carteira de motorista digitalizada. Nos bastidores, uma solução inteligente de processamento de documentos, como o OpenText™ Capture, entra em ação. Ele separa automaticamente os três documentos, classifica cada um deles e extrai dados importantes, como nome, endereço e números de conta. Se alguma informação estiver faltando ou não estiver clara, o sistema a sinaliza para uma rápida revisão humana usando uma interface da Web simples. Após a conclusão da captura inteligente de documentos, a solução IDP exporta automaticamente os arquivos e metadados para o sistema do banco, acionando o próximo fluxo de trabalho no processo de integração do cliente.

Quais são as principais vantagens de uma solução inteligente de processamento de documentos?

O processamento inteligente de documentos maximiza a eficiência com captura de informações, IA e automação de processos. Os clientes e os funcionários se beneficiam de uma integração e resolução de casos mais rápidas - até mesmo o tom de uma comunicação com o cliente pode indicar quem o sistema atribui a um tíquete de suporte. Ambos os grupos também experimentam menos frustração decorrente de tarefas manuais e perda de documentos.

Independentemente de como as informações chegam a uma organização, o conteúdo é imediatamente transformado para torná-lo utilizável e pesquisável. Ele alimenta processos comerciais automatizados, eliminando a carga do usuário de revisar manualmente o conteúdo, adicionar tags e decidir se deve iniciar o próximo fluxo de trabalho.

Como resultado, as organizações se beneficiam de:

  • Novos níveis de velocidade e eficiência: O processamento inteligente de documentos reduz o tempo necessário para processar documentos, automatizando o trabalho manual e reduzindo atrasos em processos críticos.
  • Maior precisão: A extração automatizada de dados minimiza os erros, garantindo a captura precisa das informações.
  • Maior satisfação do cliente: Tempos de resposta mais rápidos e interações mais personalizadas, alimentados por dados precisos, levam a taxas mais altas de satisfação e retenção de clientes.
  • Economia de custos: Ao reduzir o trabalho manual, as soluções inteligentes de processamento de documentos diminuem os custos operacionais e melhoram a eficiência geral.
  • Conformidade rígida e governança de informações: A classificação automática de documentos, o arquivamento e o arquivamento de conteúdo estruturado, semiestruturado e não estruturado simplificam a conformidade.

Como a OpenText pode ajudá-lo com o processamento inteligente de documentos?

A OpenText oferece soluções completas de processamento inteligente de documentos por meio do OpenText™ Content Cloud, que combina captura inteligente, automação baseada em IA e profunda integração com sistemas corporativos para ajudar as organizações a trabalhar de forma mais inteligente e rápida.

Ao contrário das soluções pontuais que lidam apenas com uma parte do ciclo de vida do documento, a OpenText oferece recursos de ponta a ponta - desde a ingestão e classificação de documentos até a extração de dados, automação do fluxo de trabalho e arquivamento seguro. Essa abordagem unificada reduz a complexidade, melhora a precisão e acelera o tempo de obtenção de valor.

Aqui está o que diferencia a OpenText:

  • Um fornecedor para tudo: a OpenText oferece captura, IDP, serviços de conteúdo, arquivamento e análise em uma única solução. Isso elimina a necessidade de gerenciar vários fornecedores ou ferramentas desconectadas.
  • Automação baseada em IA: A OpenText usa aprendizado de máquina e grandes modelos de linguagem para melhorar continuamente a extração de dados, a classificação e as decisões de fluxo de trabalho. Isso reduz a revisão manual e aumenta a precisão ao longo do tempo.
  • Integrações profundas: O OpenText se integra nativamente a sistemas como SAP e Salesforce, facilitando a incorporação do IDP aos processos de negócios existentes sem desenvolvimento personalizado.
  • Implementação flexível: Independentemente de você precisar de SaaS, nuvem privada, implantação híbrida ou local, o OpenText oferece suporte à sua estratégia. Você pode migrar para a nuvem no seu próprio ritmo e com o hiperescalador de sua preferência: Google® Cloud, AWS™ ou Microsoft® Azure™.
  • Escala e suporte globais: Com operações em 180 países e mais de 23.000 funcionários, a OpenText oferece a escala e a experiência necessárias para dar suporte a implantações complexas e globais.

Com o OpenText, as organizações reduzem o trabalho manual, melhoram a qualidade dos dados e aceleram a transformação digital, mantendo o controle sobre seu conteúdo e fluxos de trabalho.

Descubra por que as organizações escolhem o OpenText para o processamento inteligente de documentos

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