Página inicial da OpenText.
Tópicos técnicos

O que é gerenciamento de documentos?

Ilustração de itens de TI com foco em um ponto de interrogação

Visão geral

O gerenciamento de documentos desempenha um papel fundamental nas organizações, garantindo que as informações sejam efetivamente capturadas, indexadas, organizadas, armazenadas e acessadas para apoiar os objetivos comerciais.

Componente fundamental do sucesso empresarial, as soluções de gerenciamento de documentos permitem que as empresas aproveitem o valor total dos dados, mantenham a conformidade, melhorem a segurança e aumentem a eficiência - entre equipes, departamentos, linhas de negócios e toda a organização.

Uma pesquisa da Foundry Research revelou que as organizações continuam enfrentando desafios relacionados à forma como as informações são gerenciadas, com os três principais obstáculos que afetam o envolvimento e a produtividade dos funcionários:

  1. Encontrar soluções que se integrem à tecnologia e aos sistemas existentes.
  2. Processos e fluxos de trabalho complexos.
  3. Dificuldade de acessar o conhecimento disponível.

As empresas que investem em sistemas robustos de gerenciamento de documentos eliminam o atrito digital, criando um ambiente para conectar, compartilhar e controlar o conteúdo em toda a empresa. Como resultado, essas organizações obtêm uma vantagem competitiva e de produtividade, fornecendo conteúdo em contexto e gerenciamento seguro de informações em escala.

Teste gratuito de 30 dias

Comece com uma avaliação gratuita de 30 dias do OpenText Core Content Management, nossa solução de gerenciamento de documentos baseada em SaaS.

Inicie um teste gratuito

Gerenciamento de documentos

Por que o gerenciamento de documentos é importante?

De acordo com um estudo da Forrester Total Economic Impact™, os programas bem-sucedidos de gerenciamento de documentos equilibram os requisitos de produtividade dos profissionais da informação com a necessidade das partes interessadas internas de automatizar as atividades de rotina e controlar os documentos digitais para atender aos requisitos legais ou regulamentares. E, quando bem feito, os resultados são impressionantes, criando um impacto positivo nos custos operacionais e de capital, na experiência do funcionário e do cliente e na integridade dos dados.

No entanto, muitas organizações continuam a contar com uma variedade de ferramentas e aplicativos comerciais espalhados por plataformas diferentes, o que dificulta a localização eficiente das informações, principalmente em conteúdo não estruturado. Ao integrar as soluções de gerenciamento de documentos com os principais aplicativos de negócios - como SAP®, Salesforce®, Microsoft®, Guidewire e Google Workspace - as organizações podem criar pontes entre os principais aplicativos e garantir que os profissionais do conhecimento tenham todas as informações necessárias para tomar decisões críticas de negócios, independentemente da interface preferida.

Soluções eficazes de gerenciamento de documentos são essenciais, pois permitem que as organizações:

  • Elimine os problemas de integração entre pilhas de tecnologia dispersas.
  • Dimensione os serviços de conteúdo para casos de uso exclusivos.
  • Aprimore a forma como os funcionários encontram, interagem e compartilham informações.
  • Facilitar a colaboração em qualquer lugar entre funcionários, equipes e partes interessadas externas.
  • Garantir a governança das informações, a privacidade dos dados e a conformidade.
  • Aumente a agilidade para responder rapidamente às necessidades comerciais em constante mudança.

Como as empresas se beneficiam de uma solução de gerenciamento de documentos?

Uma solução de gerenciamento de documentos bem implementada oferece várias vantagens às organizações, incluindo a capacidade de:

  • Evolua a transformação digital: Aproveite os últimos avanços em IA, computação em nuvem e gerenciamento de conhecimento para estimular a inovação e o crescimento contínuos.
  • Aumente a produtividade: Reduza o tempo gasto na procura de documentos com uma única fonte confiável de verdade em toda a organização.
  • Permita a tomada de decisões orientada por dados: Coloque dados precisos e em tempo real na ponta dos dedos dos usuários para que eles possam tomar decisões comerciais informadas.
  • Aplique a IA ao trabalho diário: Use a IA generativa para descobrir facilmente insights, tendências e análises relevantes.
  • Aumente a eficiência operacional: Aproveite o fluxo de trabalho e a automação de processos para reduzir a redundância e as etapas manuais.
  • Facilite o compartilhamento de conhecimento: Promova trocas de informações contínuas com documentação atualizada, colaboração contínua e controle rígido de versões.
  • Aprimore a conformidade e o gerenciamento de riscos: Cumpra as normas legais e do setor implementando automaticamente controles de acesso rigorosos, gerenciamento de registros e políticas de segurança de dados.
  • Reduzir os custos operacionais: Consolide os sistemas e processos de gerenciamento de informações para otimizar a infraestrutura de TI e reduzir a administração e a supervisão técnica.

Como o GenAI aprimora as plataformas de gerenciamento de documentos?

Com a pesquisa conversacional com tecnologia de IA e a IA generativa disponíveis diretamente em uma plataforma de gerenciamento de documentos, as organizações podem levar suas soluções de gerenciamento de documentos e sua produtividade para o próximo nível. Um assistente de conteúdo de IA intuitivo ajuda os usuários a identificar, criar, traduzir e resumir conteúdo com mais facilidade, abrindo novas maneiras de entender e usar informações com perguntas em linguagem natural. Indo além de um assistente de conteúdo, os agentes dinâmicos de IA atuarão em nome dos profissionais do conhecimento, realizando tarefas complexas em sistemas e ferramentas para acelerar os processos.

Quais são alguns dos principais recursos a serem procurados em uma solução de gerenciamento de documentos?

O estudo Total Economic Impact da Forrester descobriu que as organizações que buscavam uma solução de gerenciamento de documentos estavam concentradas em cinco requisitos principais para o fornecedor escolhido:

  1. Integrações de missão crítica com aplicativos principais, como ERP e ferramentas de produtividade.
  2. Presença geográfica e conhecimento local de requisitos complexos de conformidade.
  3. Automações prontas para uso para produtividade e segurança incorporada e governança de informações.
  4. Experiência com precisão de segurança de dados, recuperação de desastres e backup.
  5. Um espaço de trabalho centralizado seguro, em conformidade e consistentemente disponível para utilização em toda a organização.

Ao avaliar as soluções de gerenciamento de documentos, há outros recursos a serem considerados. Para obter o máximo de valor de suas informações e ferramentas de negócios existentes, uma solução deve ter:

  • Interface de navegação simples, intuitiva e fácil de usar para aumentar a adoção.
  • Gerenciamento de conteúdo de ponta a ponta com suporte para captura de conteúdo, geração de documentos, compartilhamento e colaboração, integração de aplicativos corporativos e automação de fluxo de trabalho.
  • Recursos prontos para IA, como marcação de metadados, indexação e categorização incorporadas para organizar o conteúdo e obter melhores resultados de GenAI.
  • Governança automatizada nos bastidores para proteger e assegurar as informações durante todo o ciclo de vida.
  • Flexibilidade de plataforma e implementação com opções de implementação no local, híbrida ou na nuvem.

Como os diferentes departamentos e setores usam as soluções de gerenciamento de documentos?

As soluções de gerenciamento de documentos oferecem suporte a uma ampla variedade de casos de uso em departamentos e setores, cada um com requisitos exclusivos para armazenar, acessar e proteger informações. Ao centralizar o conteúdo e incorporá-lo aos principais aplicativos de negócios, as organizações permitem que os profissionais do conhecimento reduzam o atrito digital e tomem melhores decisões.

Veja como diferentes equipes e setores se beneficiam:

  • Vendas: Agilize a criação de propostas, automatize as aprovações de contratos e acesse as garantias mais recentes diretamente das plataformas de CRM para melhorar os ciclos de vendas e a capacidade de resposta ao cliente.
  • Recursos humanos (RH): Gerencie com segurança os registros dos funcionários, os materiais de integração e os documentos de desempenho, garantindo a conformidade com as normas trabalhistas e os requisitos de privacidade de dados.
  • Atendimento ao cliente: Forneça aos agentes acesso rápido a bases de conhecimento atualizadas, registros de serviços e históricos de comunicação com o cliente para melhorar os tempos de resolução e a satisfação do cliente.
  • Jurídico: Centralize documentos jurídicos, arquivos de casos e materiais de conformidade com controle de versão, suporte a assinaturas eletrônicas e trilhas de auditoria para manter a integridade e a prontidão jurídicas.
  • Engenharia: Gerencie grandes volumes de desenhos técnicos, documentação de produtos e registros de alterações, apoiando a colaboração entre equipes globais e mantendo a precisão das versões.
  • Ciências biológicas: Manter a documentação em conformidade com as normas em pesquisa, testes clínicos e fabricação, garantindo precisão, rastreabilidade e prontidão para auditoria, em alinhamento com os padrões do setor.
  • Governo: Permita o gerenciamento seguro e em conformidade de registros de cidadãos, permissões e documentos regulatórios e, ao mesmo tempo, apoie a transparência, a capacidade de auditoria e a eficiência do serviço público.

Como a OpenText pode ajudar no gerenciamento de documentos?

Explore como as soluções de gerenciamento de documentos líderes de mercado da OpenText podem transformar sua empresa:

OpenText™ Content Management
Administre com segurança o ciclo de vida das informações, vinculando o conhecimento aos processos com ferramentas de gerenciamento de conteúdo empresarial.

OpenText™ Core Content Management
Aumente a produtividade e a adoção do usuário com o gerenciamento inteligente de conteúdo na nuvem que se integra perfeitamente aos seus aplicativos comerciais essenciais.

OpenText™ Documentum™ Content Management
Dê vida ao conteúdo de alto volume e reduza o atrito digital com um software de gerenciamento de documentos escalável.

Produtos relacionados

OpenText™ Content Management

Solução de gerenciamento de documentos corporativos

Reúne conteúdo e processos para fornecer acesso a informações quando e onde necessário.

OpenText™ Core Content Management

Plataforma de gerenciamento de documentos SaaS com um assistente de IA

Uma solução inteligente de gerenciamento de conteúdo na nuvem que se integra perfeitamente aos principais aplicativos.

OpenText™ Documentum Content Management

Software escalável de gerenciamento de documentos

Uma plataforma de conteúdo empresarial nativa da nuvem para atender às demandas de conteúdo de alto volume.

Como podemos ajudar?

Notas de rodapé