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Gigante do setor de snaks economiza milhões e automatiza o gerenciamento de pedidos com OpenText Trading Grid

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Sobre Mondelēz Brasil

Mondelēz Brasil é uma fabricante de alimentos sediada em Curitiba, Paraná, especializada em chocolates, biscoitos e bebidas em pó. Subsidiária da Mondelēz International, a empresa possui marcas icônicas como Oreo, Club Social, Lacta, Bis e Trident.
Barra de wafer de chocolate BIS em uma tábua de madeira com pedaços
  • Fundada em:
    1973
  • Pontos de venda:
    1 milhão
  • Funcionários:
    8.000+

Resumo

Desafios

  • A entrada manual de pedidos era lenta e altamente propensa a erros.
  • Pedidos incorretos custavam milhões em devoluções e colocavam em risco o relacionamento com os clientes.
  • Falhas no atendimento de pedidos ameaçavam as relações com os fornecedores e a participação no mercado.

Solução

  • Eliminar entrada manual de dados através de automatização.
  • Encaminhar pedidos de forma inteligente.
  • Adotar fluxos de trabalho EDI totalmente automatizados.
  • Garantir a integridade dos dados para a futura migração para o SAP S/4HANA.

Resultados

  • Reduziu os retornos em 92%
  • Tempo economizado para a gestão do relacionamento com o cliente
  • Promoveu a lealdade de longo prazo do cliente

Desafios

  • A integração B2B terceirizada dependia fortemente da entrada manual de pedidos e carecia de suporte acessível.
  • Erros de digitação nos pedidos dos clientes, resultavam em milhões em devoluções.Problemas
  • Problemas de logística ameaçavam o relacionamento com fornecedores e a participação de mercado.

Desde 2012, a Mondelēz domina o mercado brasileiro de snaks, avaliado em bilhões de dólares, liderando os segmentos de biscoitos, chocolates e chicletes com marcas icônicas como Oreo, Lacta e Bis.

Para operar nessa escala, a empresa conta com uma enorme rede de produção, incluindo uma das maiores fábricas de chocolate do mundo. O envio de mais de 300 SKUs a partir de quatro centros de distribuição em toda a América Latina é um feito logístico — os pedidos muitas vezes precisam ser divididos entre diferentes centros de distribuição, com base nos SKUs e nas rotas de entrega.

Há algum tempo, a Mondelēz terceirizou sua integração B2B com o ERP SAP a um provedor externo, que assumiu os requisitos de conectividade e mapeamento. No entanto, o provedor fez uso limitado do troca eletrônica de dados (EDI), o que obrigava as equipes a depender da inserção manual de pedidos. Quando surgiam problemas, era difícil entrar em contato com o suporte, o que deixava a equipe da Mondelēz Brasil presa em filas globais de tickets.

A falta de automação fazia com que profissionais de vendas altamente qualificados passassem horas digitando manualmente os pedidos no portal de pedidos de compra da empresa, que, por sua vez, encaminhava os dados para o ERP SAP. Isso não só tirava um tempo valioso do atendimento ao cliente, como também acarretava riscos operacionais e financeiros significativos.

"Houve muitos casos em que um vendedor inseriu a quantidade errada no pedido e não conseguimos concluir a entrega por causa do erro. Tivemos que efetuar a devolução, reembolsar o cliente e reiniciar o processo do pedido. As devoluções causadas por esse tipo de erro muitas vezes chegavam a somar milhões de dólares."

Além do impacto financeiro, erros evitáveis na entrada de dados ameaçaram as relações com os principais fornecedores. Ciente de que os clientes poderiam facilmente redirecionar seus negócios para a concorrência caso não estivessem satisfeitos, a Mondelēz buscou maneiras de modernizar o processo de entrada de pedidos e proteger sua posição no mercado.

Caixas de biscoitos Belvita em uma esteira rolante

Nossas soluções OpenText liberam as equipes de vendas da tarefa manual de baixo valor de digitação de dados, dando-lhes mais tempo e energia para focar em engajar clientes e gerar valor para a Mondelēz.

Priscilla Silva
Analista de Gestão de Pedidos, Mondelēz International, Brasil

Solução

A Mondelēz transformou suas operações usando o OpenText™ Trading Grid™ para converter Pedidos em PDF em documentos EDI estruturados para o ERP SAP , enquanto o OpenText™ Trading Grid™ Intelligence valida automaticamente os Pedidos e os direciona para o centro de distribuição correto.

Produtos implementados

Serviços prestados

Eliminação da entrada manual de dados

Como cliente de longa data da OpenText, a Mondelēz recorreu à OpenText para ampliar suas capacidades de integração B2B já existentes.

A equipe da OpenText apresentou o OpenText Email2EDI, que utiliza tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para converter automaticamente pedidos em PDF não estruturados em dados EDI estruturados. Esses dados são transmitidos automaticamente para aplicativos de back-end, incluindo o ERP SAP , e são validados automaticamente no OpenText Trading Grid Intelligence, eliminando a necessidade de entrada manual de dados.

Roteamento de Pedidos de forma inteligente

O OpenText Trading Grid Intelligence desempenhou um papel central no novo processo, aplicando regras de negócio que validam automaticamente os dados dos pedidos, sinalizam discrepâncias e dividem os pedidos por SKU, garantindo que sejam encaminhados ao centro de distribuição correto.

A solução também oferece visibilidade em tempo real sobre a qualidade das transações, ajudando a Mondelēz a identificar e resolver possíveis problemas antes que afetem o atendimento aos pedidos. Como cada cliente utiliza SKUs exclusivos, a OpenText utilizou tabelas de referência cruzada (XREF) para mapear cada SKU do cliente aos próprios códigos internos da Mondelēz, além de outras regras para confirmar datas e a validade dos pedidos.

“A implantação do OpenText [Trading Grid] foi muito tranquila", disse Priscilla Silva. “A OpenText implantou a solução em apenas três dias. Embora a implementação do OpenText Trading Grid Intelligence tenha sido um projeto mais complexo, a equipe da OpenText se empenhou em nosso sucesso — chegando a criar uma sala de comando para nos ajudar a levar o projeto a bom termo."

Adotando fluxos de trabalho automatizados

Conquistar a adesão dos vendedores à nova abordagem era uma prioridade máxima para a Mondelēz. Para incentivar a adoção ampla, a empresa concentrou-se em demonstrar os benefícios concretos das soluções da OpenText.

Silva disse: "Sabíamos que nosso novo fluxo de trabalho de gerenciamento de pedidos representaria uma grande mudança para nossa equipe de vendas, e queríamos levá-los conosco em cada etapa da jornada. Assim que perceberam quanto tempo e esforço a OpenText lhes poupou, ficaram totalmente convencidos.”

Maximizando o benefício do SAP S/4HANA

À medida que a Mondelēz se prepara para sua próxima migração para o SAP S/4HANA, a empresa reconhece que o sucesso da nova plataforma dependerá fortemente da qualidade dos dados de pedidos. Quaisquer erros introduzidos na fase de entrada de pedidos podem afetar os processos de logística, produção, faturamento e reconciliação financeira.

"O pedido de venda é o coração das nossas operações logísticas; todo o resto decorre dela", disse Silva. "Não faz sentido investir milhões no SAP S/4HANA se os dados subjacentes aos pedidos estiverem incorretos ou duplicados. O trabalho que estamos fazendo hoje com a OpenText fornecerá a base ideal para nossa transição para o SAP S/4HANA."

Biscoitos e bolachas dispostos sobre uma superfície de madeira.

Desde que introduzimos o OpenText [Trading Grid], eliminamos 92% dos retornos causados especificamente por erros de digitação. Os benefícios dessa precisão permeiam todo o ciclo de vida do pedido, ajudando-nos a reduzir os tempos de ciclo, manter as entregas no caminho certo e minimizar erros.

Priscilla Silva
Analista de Gestão de Pedidos, Mondelēz International, Brasil

Resultados

As soluções da OpenText estão ajudando a Mondelēz a avançar rumo a uma gestão de pedidos perfeita. Ao reduzir a entrada manual de dados e adotar validação automatizada e roteamento inteligente, a empresa está reduzindo erros, economizando milhões e aumentando a satisfação dos clientes.

Redução de 92% nas devoluções

Mondelēz está aumentando constantemente os volumes de EDI, o que traz maior rapidez e precisão na entrada de pedidos. Atualmente, a empresa insere quase metade de todos os pedidos via OpenText Trading Grid, com o objetivo de alcançar 70% de pedidos no EDI.

Os benefícios operacionais, na forma de tempos de ciclo de pedidos mais rápidos, menores taxas de erro e menos retornos, foram imediatos. “Desde que introduzimos o OpenText [Trading Grid], eliminamos 92% dos retornos causados especificamente por erros de digitação", disse Silva. "Os benefícios dessa precisão permeiam todo o ciclo de vida do pedido, ajudando-nos a reduzir os tempos de ciclo, manter as entregas dentro do prazo e minimizar erros."

Reorientação para a gestão do relacionamento com o cliente

A automação liberou os vendedores da tarefa de inserção de dados, demorada e propensa a erros , permitindo que se concentrem no que fazem de melhor: construir relacionamentos com os clientes e gerar receita.

“A rotina de um vendedor não é fácil”, disse Silva. “Eles trabalham muitas horas, muitas vezes na estrada, então qualquer coisa que possamos fazer para facilitar o trabalho deles é um bônus. Em vez de passar horas digitando pedidos manualmente, nossos vendedores apenas enviam um e-mail e o pedido já aparece no nosso sistema; é um processo totalmente integrado. Nossas soluções OpenText liberam as equipes de vendas da tarefa de baixo valor de entrada de dados , dando-lhes mais tempo e energia para focar em interagir com clientes e gerar valor para a Mondelēz."

Promovendo a fidelidade dos clientes a longo prazo

Ao alcançar a gestão de pedidos com acerto na primeira tentativa, a Mondelēz eliminou os atritos de crédito e de entrega que antes prejudicavam o relacionamento com os fornecedores. Essas melhorias ajudam a garantir que a satisfação do cliente permaneça alta e que a Mondelēz continue sendo um fornecedor preferencial para seus parceiros.

“Por meio de nossa parceria com a OpenText, estamos construindo a base que nos permite oferecer os melhores produtos, serviços e experiência ao cliente”, concluiu Silva.

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