Vad är digitalt fax?

Utvecklingen från analog till digital fax

Den traditionella faxtekniken, som introducerades på 1980-talet, förlitade sig på analoga telefonlinjer för att överföra dokumentbilder mellan olika platser. Faxmaskiner skannade dokument, omvandlade bilden till ljudtoner och överförde dem via telefonlinjer till en annan faxmaskin som omvandlade tonerna till ett tryckt dokument. Processen var visserligen revolutionerande för sin tid, men hade betydande begränsningar, bland annat låga hastigheter, pappersstopp, dålig bildkvalitet och behov av dedikerade telefonlinjer.

Digital fax dök upp i början av 2000-talet när organisationer sökte effektivare dokumentöverföring. Elektronisk faxteknik konverterar dokument till digitala format (vanligtvis PDF eller TIFF) och överför dem via IP-nätverk (Internet Protocol). Denna utveckling har gjort det möjligt för fax att förbli relevant i en digital värld genom att ta itu med begränsningarna med analog fax samtidigt som de grundläggande säkerhetsfördelarna bevaras.

I mitten av 2010-talet, när organisationer i allt högre grad började använda cloud computing för kritiska affärsfunktioner, uppstod molnbaserade faxlösningar. Genom att leverera digitala faxfunktioner som en tjänst eliminerades behovet av lokal infrastruktur helt och hållet. Denna strategi har påskyndats av Federal Communications Commission's 2019 Memorandum of Opinion and Order 19-72, som tillät företag att avveckla koppartrådstelefonitjänster från och med augusti 2022, vilket gör det möjligt för organisationer att övergå från analoga faxlinjer.

Molnfax erbjuder flera fördelar, bland annat automatisk skalning för att hantera volymfluktuationer, geografisk redundans för högre tillförlitlighet, förenklad driftsättning och minskade krav på IT-hantering. Det ger också förbättrade säkerhetsfunktioner och bättre integration med moderna molnbaserade affärsapplikationer. För organisationer med hybridarbetsmiljöer säkerställer molnfax konsekvent tillgång till faxfunktioner oavsett var de anställda befinner sig, vilket stöder affärskontinuitet och operativ flexibilitet.

Hur digital fax fungerar

Digital fax bygger på en helt annan teknisk infrastruktur än traditionell faxning, men resultatet - säker dokumentöverföring - är detsamma. Processen följer vanligtvis dessa steg:

1. Skapande eller digitalisering av dokument: Avsändaren skapar ett digitalt dokument eller skannar ett fysiskt dokument för att konvertera det till ett digitalt format.
2. Förberedelse för överföring: Den digitala faxlösningen förbereder dokumentet för överföring, vilket kan inkludera formatering, komprimering och kryptering.
3. Routning med DID-nummer på internet: Digitala faxsystem använder internetbaserade DID-nummer (Direct Inward Dialing) för att vidarebefordra fax. Dessa virtuella nummer tar emot inkommande fax via IP-nätverk, vilket ersätter traditionella telefonlinjer samtidigt som kompatibiliteten med äldre arbetsflöden bibehålls.
4. Digital överföring: I stället för att använda ljudtoner via telefonlinjer överförs dokumentet via IP-nätverk, som kan omfatta internet, privata nätverk eller molninfrastruktur.
5. Säker leverans: Dokumentet levereras till mottagarens digitala faxsystem, e-post eller annan angiven slutpunkt med verifiering av mottagandet.
6. Avisering och lagring: Både avsändare och mottagare får en bekräftelse på att överföringen har lyckats och dokumentet lagras säkert i enlighet med konfigurerade lagringspolicyer.

Denna process eliminerar behovet av papper, toner och fysisk hårdvara samtidigt som den säkra punkt-till-punkt-anslutningen bibehålls, vilket gör faxkommunikationen naturligt säker.

Varför digitalt fax fortfarande är avgörande för moderna företag

Fortfarande viktigt för säker kommunikation

Trots att e-post och digitala verktyg har blivit allt vanligare är fax fortfarande en pålitlig metod för säker kommunikation i reglerade branscher. Genom peer-to-peer-överföringen säkerställs en direkt och säker anslutning - till skillnad från e-post som kan avlyssnas. Fax ger också leveransbekräftelser med tidsstämplar och mottagarinformation, vilket stöder efterlevnaden av regler. Digital fax förbättrar detta med kryptering, åtkomstkontroll och verifieringskedjor.

Viktiga branscher som använder digital fax:

Hälso- och sjukvård
Omkring 70% av sjukhusen använder fortfarande fax för att utbyta skyddad hälsoinformation (PHI), vilket bidrar till att upprätthålla HIPAA-överensstämmelse. Digitalt fax integreras med EMR, vilket minskar riskerna med utskrivna dokument. Baptist Hospitals of Southeast Texas sparade till exempel 200 000 dollar per år och förbättrade effektiviteten med 20% genom att använda OpenText digital fax.

Juridisk
Fax är fortfarande juridiskt bindande i många regioner. Advokatbyråer använder digital fax för säkert dokumentutbyte, verifieringskedjor och e-discovery. Det säkerställer efterlevnad och effektiv informationsstyrning.

Finansiella tjänster
Banker och försäkringsbolag använder digital fax för att på ett säkert sätt överföra känsliga dokument som kreditansökningar och krav. Det stöder regelefterlevnad och erbjuder ett kostnadseffektivt alternativ till nätverk som SWIFT. De amerikanska försäkringsbolagen The Standard och Hawksford förbättrade effektiviteten och efterlevnaden med OpenText-lösningar.

USA Offentlig sektor
Statliga myndigheter använder digital fax för säker och korrekt överföring av känsliga dokument. Den stöder standarder som HIPAA och FedRAMP och erbjuder kryptering, åtkomstkontroll och granskningsloggar. Molnbaserad faxning med säker IP-routning moderniserar äldre system.

Regelefterlevnad och digital fax

Digitala fax är fortfarande viktiga för branscher som måste följa strikta regler för datasekretess och säkerhet och har inbyggda funktioner som stöder efterlevnad.

HIPAA inom hälso- och sjukvården

Digitalt fax stöder HIPAA-överensstämmelse genom:

• Kryptering av PHI under transport och i vila
• Åtkomstkontroll för att begränsa dokumentåtkomst
• Revisionsspår som spårar dokumentaktivitet
• Överföringsbekräftelser för leveransbevis

En rapport i HIPAA Journal belyste ett intrång vid OhioHealths Grant Medical Center, där PHI faxades till fel mottagare - vilket understryker behovet av säkra digitala faxsystem.

Reglering av finansiella tjänster

Digital fax hjälper till att uppfylla kraven från:

• GLBA: Skyddar kunddata
• PCI DSS: Säkrar kreditkortsinformation
• SOX: Säkerställer korrekt bokföring av finansiella uppgifter

Dessa system erbjuder säker överföring, granskningsloggar och integrering med dokumenthanteringsverktyg.

GDPR och globala sekretesslagar

Digitalt fax stöder internationella dataskyddslagar som GDPR genom att

• Minimera insamling och lagring av data
• Tillämpa policyer för lagring
• Säkra data under transport
• Loggning av transaktioner för ansvarsskyldighet

Certifieringar inom branschen

De bästa digitala faxleverantörerna, som OpenText, uppfyller erkända standarder:

• ISO/IEC 27001: Informationssäkerhet
• SOC 2 Typ II: Säkerhets- och sekretesskontroller
• PCI DSS: Skydd av betalningsuppgifter

Dessa certifieringar försäkrar organisationer om att deras faxsystem uppfyller höga krav på efterlevnad.

Fördelar med att gå över till digital fax

Affärsnyttan med digitalt fax

Att byta från analog till digital fax ger betydande vinster i effektivitet, kostnadsbesparingar och operativ smidighet. Utöver regelefterlevnad stöder digital fax bredare mål för digital omvandling.

Skalbarhet och flexibilitet

Analoga faxsystem har svårt att hantera varierande efterfrågan. Digital fax anpassar sig enkelt till förändrade volymer utan extra infrastruktur. Den erbjuder också flexibel driftsättning - lokalt, i molnet eller som hybrid - anpassad till organisationens behov och budget.

Kostnads- och effektivitetsvinster

Digital fax minskar kostnaderna för hårdvara, telefonlinjer, papper och toner. Molnbaserade modeller eliminerar kapitalkostnader och fungerar enligt principen "pay-as-you-go". Det effektiviserar också verksamheten genom att ta bort manuella uppgifter som utskrift och scanning och leverera dokument direkt till inkorgar eller arbetsflödessystem.

Integration av arbetsflöden

Modernt digitalt fax integreras med viktiga företagssystem - EMR, ERP, CRM och MFP - vilket automatiserar dokumenthanteringen och gör fax till en del av de dagliga arbetsflödena. Detta ökar produktiviteten och minimerar utbildningsbehovet, särskilt i miljöer där fax är avgörande för affärsprocesserna.

AI-baserad datatillgänglighet

AI ökar värdet av digital fax genom att omvandla faxad information till data som är omedelbart användbar i hela verksamheten. I stället för att behandla ett fax som ett statiskt dokument identifierar AI det meningsfulla innehållet i det, t.ex. viktiga detaljer, sammanhang och avsikt, och skickar informationen direkt till relevanta företagssystem. På så sätt kan arbetsflöden i journalsystem, affärssystem och CRM-system fortskrida utan manuell tolkning eller ny inmatning.

Genom att omvandla faxad kommunikation till strukturerad, arbetsflödesklar data, påskyndar AI beslutsfattandet, minskar förseningarna och stärker integrationen mellan faxberoende processer och centrala operativa ekosystem.

Vanliga utmaningar vid övergång till digital fax

Även om fördelarna med digitalt fax är övertygande, kan organisationer stöta på utmaningar under övergången från analoga till digitala faxsystem. Att förstå och ta itu med dessa utmaningar är avgörande för en framgångsrik implementering.

Integration av äldre system

Många organisationer har äldre system som är utformade för att fungera med traditionella faxmaskiner. För att integrera dessa system med moderna digitala faxlösningar kan det krävas anpassad utveckling eller middleware för att säkerställa en sömlös drift. Organisationer bör utvärdera potentiella lösningar för digital fax baserat på deras förmåga att integreras med befintliga system och deras flexibilitet när det gäller att stödja anpassade integrationskrav.

Användaranpassning och utbildning

Anställda som är vana vid att använda fysiska faxapparater kan ha svårt att byta till digitala alternativ eftersom de känner till de befintliga processerna. För att övervinna detta motstånd krävs en omfattande strategi för förändringshantering som omfattar användarutbildning, tydlig kommunikation av fördelarna och eventuellt en stegvis implementeringsstrategi som gör det möjligt för användarna att gradvis övergå till det nya systemet.

Säkerställa efterlevnad av branschregler

Olika branscher har specifika regelverk för överföring och lagring av dokument. Organisationer måste se till att den valda lösningen för digital fax uppfyller alla tillämpliga bestämmelser, inklusive de som rör datasekretess, säkerhet och lagring av register. Detta kan innebära att konfigurera lagringspolicyer, implementera lämpliga åtkomstkontroller och upprätta revisionsförfaranden.

Bästa praxis för implementering av digitalt fax

Bedömning och planering

Innan en digital faxlösning implementeras bör organisationerna bedöma nuvarande faxanvändning, volymer och integrationsbehov. Denna utvärdering styr valet av lösning och hjälper till att ta fram en implementeringsplan som minimerar störningar i verksamheten. I planeringen bör man också definiera framgångsmått, fastställa en tidslinje och identifiera risker med strategier för att minska dem. Organisationer med komplexa behov kan dra nytta av konsulter som är specialiserade på digital transformation.

Kriterier för val av lösning

Viktiga faktorer att ta hänsyn till vid utvärdering av digitala faxlösningar är bland annat

1. Säkerhet: Granska kryptering, åtkomstkontroll och certifieringar för efterlevnad.
2. Integration: Säkerställ kompatibilitet med befintliga system och arbetsflöden, särskilt när det gäller verksamhetskritiska applikationer.
3. Skalbarhet: Bekräfta att lösningen kan hantera framtida tillväxt och volymförändringar.
4. Support & Tillförlitlighet: Utvärdera leverantörens support, SLA och möjligheter till katastrofåterställning.
5. Total ägandekostnad: Redovisa kostnader för implementering, prenumerationer och anpassad integration.

Implementering och förändringshantering

Ett effektivt genomförande kräver detaljerad planering och en stark förändringsledning. En stegvis utrullning, där man börjar med de avdelningar som har störst nytta av systemet, gör det lättare att lösa problem innan det införs i större skala. Förändringshanteringen bör omfatta användarutbildning, tydlig kommunikation av fördelar och tillgänglig support. Genom att utse "mästare" på avdelningarna kan man uppmuntra till införande och ge lokalt stöd.

Hur OpenText digitala faxlösningar omvandlar affärskommunikation

OpenText lösningar för digital fax

OpenText levererar robusta digitala faxlösningar skräddarsydda för olika branscher. Med över 40 års erfarenhet och mer än 12 miljarder dokument som behandlas årligen är OpenText en pålitlig ledare inom det digitala faxutrymmet.

OpenText™ Fax (RightFax)

OpenText Fax är en skalbar faxserver som möjliggör säker, papperslös faxning för användare, applikationer och system. Den minskar kostnaderna genom att ansluta till analog, digital, VoIP- eller molntelefoni och integreras med e-post och skrivbordsverktyg för att öka produktiviteten och stödja efterlevnad.

Driftsättningsalternativen omfattar lokal drift, hybriddrift och managed services, vilket ger flexibilitet för att matcha IT-strategier. OpenText Fax integreras också med företagsplattformar som SAP, Oracle, Microsoft SharePoint och EMR-system som Epic, Meditech, Cerner och Veradigm.

OpenText™ Fax Aviator

OpenText Fax Aviator är en kraftfull AI-assistent som gör digital fax mer intelligent, automatiserad och pålitlig. Den omvandlar fax till användbar information för nedströms system genom att minska det manuella arbetet, påskynda tidskänsliga processer och sömlöst integrera resultaten i elektroniska patientjournaler (EMR), apoteksplattformar eller företagsapplikationer.

Fax Aviator ger intelligens till varje steg i faxresan, vilket hjälper organisationer att gå från manuell ansträngning till automatiserad effekt:

• Fax Aviator Assist: Instant Q&A-support som eliminerar tidsåtgången för att söka i manualer.
• Fax Aviator Route: Automatiserad routing förbättrar noggrannheten och påskyndar leveransen.
• Fax Aviator Summary: Sammanfattar faxinnehåll eller historik på några sekunder.
• Fax Aviator Extract: Fångar och strukturerar kritisk data från faxade dokument.

OpenText™ Core Fax

OpenText Core Fax är en SaaS-molnlösning som stöder säker faxning från stationära datorer, e-post, mobila enheter, affärsappar och MFP. Det effektiviserar arbetsflödena och eliminerar behovet av telefonlinjer och fysiska faxenheter. Med infrastruktur i USA, Kanada, Europa och Australien, OpenText Core Fax stöder dataresidensbehov och förbättrar efterlevnaden genom säker leverans och centraliserad journalföring.

Kundframgång

Organisationer har uppnått mätbara resultat med OpenText faxlösningar. University of Kansas Health System minskade överföringsfel och förbättrade patientvården genom att byta från ett opålitligt off-cloud-system till OpenText Fax. ZOLL Medical, som stod inför ökande faxvolymer, antog OpenText Fax Cloud Connect för att förbättra skalbarhet, säkerhet och tillförlitlighet - stödja deras uppdrag att leverera livräddande vård.

Framtiden för digital fax

När organisationer fortsätter sin digitala omvandling kommer digitalt fax att förbli en kritisk komponent för säkert informationsutbyte, särskilt i reglerade branscher. Framtiden för digitalt fax innefattar flera nya trender som ytterligare kommer att förbättra dess värdeerbjudande.

Integration med artificiell intelligens och maskininlärning

Digitala faxlösningar kommer i allt högre grad att innehålla artificiell intelligens (AI) och maskininlärningsfunktioner för att automatisera dokumentklassificering, datautvinning och routing. Dessa funktioner gör det möjligt för organisationer att effektivisera sina dokumentcentrerade arbetsflöden och få ut större värde av faxade dokument genom att automatiskt extrahera och bearbeta relevant information. OpenText Fax Aviator ger AI-drivna funktioner till dokumentdrivna arbetsflöden och låser upp nya produktivitetsnivåer.

Förbättrade mobila funktioner

I takt med att distansarbete blir allt vanligare kommer digitala faxlösningar att fortsätta att förbättra sina mobila funktioner, vilket möjliggör säker faxning från var som helst. Förbättringarna kommer att omfatta förbättrade mobila applikationer, bättre integration med mobila produktivitetsverktyg och användargränssnitt som är optimerade för mobila enheter.

Djupare integration med molnbaserade ekosystem

Digitala faxlösningar kommer att bli alltmer integrerade med molnbaserade produktivitetssviter, samarbetsplattformar och affärsapplikationer. Denna integration möjliggör sömlös faxning inom de applikationer som användarna arbetar med dagligen, vilket ytterligare minskar friktionen och förbättrar produktiviteten.

Digital fax ökar produktiviteten

Elektroniskt och digitalt fax utgör en viktig utveckling av en traditionell kommunikationsmetod som fortsätter att spela en viktig roll för säkert informationsutbyte. Genom att övergå från analog till elektronisk fax kan organisationer öka säkerheten, förbättra efterlevnaden, minska kostnaderna och öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som de behåller de inneboende säkerhetsfördelar som har gjort fax till den föredragna kommunikationsmetoden i reglerade branscher.

När organisationer fortsätter sin digitala omvandlingsresa bör implementering av en robust digital faxlösning betraktas som en viktig komponent i den övergripande strategin för säkert informationsutbyte. Med rätt lösning och implementeringsmetod kan digital fax fungera som en bro mellan traditionella dokumentarbetsflöden och moderna digitala processer, vilket gör det möjligt för organisationer att gå framåt utan att kompromissa med säkerhet eller efterlevnad.