OpenText startsida.
Tekniska ämnen

Vad är order to cash (O2C)?

Kontakta oss
Illustration av IT-objekt med fokus på ett frågetecken

Översikt

Order to cash (även känt som O2C eller OTC) avser den genomgående affärsprocess som börjar när en kund lägger en order och slutar när ett företag får betalt för ordern. Det är en kritisk del av leveranskedjan och den finansiella verksamheten för de flesta företag.

I en digital leveranskedja, särskilt med plattformar som OpenText™ Business Network, automatiseras och integreras många av dessa steg mellan handelspartner med hjälp av B2B-integrationstekniker (som EDI, API: er och självbetjäningsportaler), vilket förbättrar hastighet, noggrannhet och synlighet.

Order till kassa

Vad är order till kontanter?

Order till kassa är den genomgående affärsprocess som börjar när en kund lägger en order och avslutas när ett företag tar emot betalning. Det omfattar allt från orderhantering och leverans till fakturering och inkasso. Inom en leveranskedja är O2C ett kritiskt arbetsflöde som kopplar samman kundernas efterfrågan med produktleverans och finansiell avstämning.

För B2B-organisationer, särskilt de som verkar i komplexa leveranskedjor, är O2C-processen avgörande för att upprätthålla kundnöjdhet, optimera kassaflödet och säkerställa operativ effektivitet.

Varför är det viktigt med ordning och reda i kassan?

Order to cash är mer än bara en finansiell transaktion - det är en strategisk process som påverkar kundupplevelsen, intäktsredovisningen och leveranskedjans smidighet. En strömlinjeformad O2C-cykel hjälper företagen:

  • Snabba på intäktsgenereringen genom att minska förseningar i orderhantering och betalningsuppbörd.
  • Förbättra kundnöjdheten genom korrekt orderhantering och fakturering i rätt tid.
  • Förbättra effektiviteten i verksamheten genom att automatisera manuella uppgifter och minska antalet fel.
  • Få insyn i orderstatus, lagernivåer och betalningscykler.
  • Stärka efterlevnaden av skatteregler, faktureringsstandarder och revisionskrav.

Vad är skillnaden mellan "order to cash" och "procure to pay" (P2P)?

Order to cash och procure to pay är två distinkta affärsprocesser som tjänar motsatta sidor av en transaktion. O2C är ett kundorienterat arbetsflöde som börjar när en kund lägger en order och slutar när företaget tar emot betalning. Det omfattar steg som orderhantering, kreditkontroller, leverans, fakturering och inkasso. Denna process är avgörande för att generera intäkter, upprätthålla kundnöjdheten och säkerställa ett sunt kassaflöde.

P2P är å andra sidan en leverantörsinriktad process som startar när ett företag identifierar ett behov och initierar en inköpsorder och avslutas när leverantören har fått betalt. Det handlar om val av leverantör, orderläggning, varumottagning, fakturahantering och betalning. P2P är avgörande för att hantera kostnader, upprätthålla leverantörsrelationer och säkerställa operativ effektivitet.

O2C handlar om att sälja och ta betalt, medan P2P handlar om att köpa och betala. Båda är viktiga för ett företags finansiella hälsa och för leveranskedjan, men de verkar i motsatta ändar av transaktionsspektrumet.

Vilka är stegen i order till kassa-processen?

Order till kassa-cykeln är ryggraden i intäktsverksamheten. Det omfattar allt från det att en kund lägger en order till dess att betalningen har tagits emot och stämts av. Om O2C görs på rätt sätt säkerställer det ett sunt kassaflöde, starkare kundrelationer och operativ effektivitet. Om det görs dåligt leder det till fel, förseningar och missade intäktsmöjligheter.

Processen innehåller vanligtvis dessa viktiga steg:

  1. Orderhantering
    • Kunden lägger en order (via EDI, portal, e-post etc.)
    • Ordern registreras och valideras (produkttillgänglighet, pris, villkor)
  2. Kredithantering
    • Kreditkontroll utförs för att säkerställa att kunden kan betala
    • Kreditgränser fastställs eller verifieras
  3. Uppfyllande av order
    • Produkterna plockas, packas och skickas
    • Leveransspårning och logistikkoordinering
  4. Sjöfart och logistik
    • Hantering av transport och leverans, t.ex. val av transportör, genomförande av leverans och leveransbekräftelse
    • Dokumentation som konossement och tullformulär (om tillämpligt)
  5. Fakturering
    • Fakturan genereras och skickas till kunden
    • Kan omfatta EDI-fakturering eller elektroniska faktureringsformat
  6. Kundfordringar
    • Betalningen är mottagen och bokförd
    • Avstämning av betalningar mot fakturor
  7. Inkasso och tvistlösning
    • Uppföljning av försenade betalningar
    • Lösa tvister eller avvikelser i fakturering eller leverans
  8. Rapportering och analys
    • Prestationsmått (t.ex. antal utestående försäljningsdagar)
    • Insikter om kundbeteende, kassaflöde och processeffektivitet

Steg i processen Order to Cash (o2c)

Vad är ett exempel på O2C?

Inom detaljhandeln är ett vanligt exempel på order-till-kassaprocessen att en stor detaljhandlare lägger en inköpsorder hos en leverantör. Ordern överförs elektroniskt, valideras mot tillgängligt lager och avtalad prissättning och frigörs sedan för leverans.

Leverantören förbereder, packar och skickar varorna, medan återförsäljaren får uppdateringar i realtid om leveransstatus. När leveransen har bekräftats utfärdar leverantören en elektronisk faktura som följer de regionala skattereglerna.

Återförsäljaren hanterar betalningen, som matchas automatiskt mot fakturan, och båda sidor får insyn i transaktionen från det att ordern skapas till dess att pengarna inkasseras.

Denna sömlösa cykel minskar det manuella arbetet, påskyndar betalningarna och hjälper återförsäljare och leverantörer att upprätthålla starka och effektiva handelsrelationer.

Vilka är utmaningarna med O2C?

Många organisationer står inför utmaningar när det gäller att hantera O2C-processen, bland annat

  • Manuell datainmatning och frånkopplade system som fördröjer orderhanteringen.
  • Felaktig eller försenad fakturering som leder till betalningstvister.
  • Begränsad insyn i orderstatus och betalningsfrister.
  • Risker för bristande efterlevnad på grund av ändrade skatte- och e-faktureringsregler.
  • Hög DSO (Days Sales Outstanding) påverkar kassaflödet.

För att hantera dessa utmaningar krävs ofta digitalisering och automatisering av leveranskedjan. Moderna lösningar för order till kassa effektiviserar dataflöden mellan olika system, minskar antalet fel med elektronisk fakturering, ger insyn i realtid i order och betalningar och säkerställer efterlevnad av globala skattemandat.

Genom att ersätta manuella, fragmenterade processer med integrerade digitala verktyg kan företag påskynda inkasseringen av kontanter, förbättra kundnöjdheten och stärka det ekonomiska resultatet.

Vad är OpenText O2C och hur hjälper det till med kundintegration?

OpenText order till kontantlösningar automatiserar och optimerar den kundinriktade sidan av leveranskedjan - från orderhantering till fakturering och samlingar. Dessa lösningar stöder kundintegration genom att:

  • Möjliggör sömlös orderhantering genom elektronisk orderregistrering och validering.
  • Underlätta realtidskommunikation med kunder via digitala kanaler.
  • Snabbare fakturerings- och betalningscykler med automatiserad fakturering och e-fakturering.
  • Förbättra kundnöjdheten genom korrekt orderhantering och support i rätt tid.
  • Tillhandahålla analyser och insikter för att förbättra prognoser och kundservice.

Genom att integrera kunderna i den digitala leveranskedjan kan företagen förbättra kassaflödet, minska antalet fel och bygga starkare kundrelationer.

Vilka lösningar erbjuder OpenText för att hjälpa till med O2C?

OpenText erbjuder en serie lösningar inom OpenText™ Business Network Cloud som hjälper organisationer att digitalisera, automatisera och optimera order till kontantprocess:

OpenText Business Network Cloud

Kopplar samman handelspartners genom säker och skalbar B2B-integration, vilket möjliggör sömlöst utbyte av order, fakturor och fraktdokument. Den stöder flera format och protokoll, inklusive EDI och API:er, för att säkerställa interoperabilitet i globala leveranskedjor.

OpenText B2B-integration

Automatiserar utbytet av O2C-dokument som inköpsorder, orderbekräftelser, ASN (advance ship notices) och fakturor. Det minskar manuella ingrepp, förbättrar datanoggrannheten och påskyndar transaktionscyklerna.

OpenText e-fakturering

Säkerställer efterlevnad av globala mandat för e-fakturering och skatteregler. Det gör det möjligt att skapa, validera och skicka in elektroniska fakturor i olika jurisdiktioner, vilket hjälper företag att undvika påföljder och effektivisera kundreskontran.

Tillsammans hjälper dessa lösningar företag:

  • Minska DSO och förbättra kassaflödet.
  • Förbättra kundupplevelsen genom snabbare och mer exakt orderhantering.
  • Säkerställa efterlevnad av globala faktureringsstandarder.
  • Få insyn i realtid i O2C-prestandamätningar.

Hur kan vi hjälpa till?

Fotnoter