Vad är e-fakturering?

Vilken roll spelar fakturor i affärstransaktioner?

Fakturor är juridiskt bindande dokument som ligger till grund för affärstransaktioner och ekonomisk bokföring. De spelar en avgörande roll för redovisning, skatteefterlevnad och revisionsspår. I många jurisdiktioner måste fakturor uppfylla särskilda krav för att anses giltiga för skatteändamål, inklusive att innehålla obligatorisk information som skatteregistreringsnummer, artikelbeskrivningar och tillämpliga skattesatser.

Skatteförvaltningens perspektiv
Skattemyndigheterna ser i allt högre grad elektronisk fakturering (e-fakturering) som ett kraftfullt verktyg för att minska skatteflykt och förbättra indrivningen. Som ett resultat av detta fasar allt fler skattemyndigheter ut traditionella manuella pappers- och PDF-baserade fakturor och kräver användning av helt automatiserad elektronisk fakturering. De flesta latinamerikanska länder har sedan länge infört obligatoriska system för e-fakturering, och nästan hälften av alla EU-länder har antingen infört obligatorisk e-fakturering eller meddelat en tydlig tidsplan för att göra det, med ett EU-omfattande mandat fastställt till 2032. Många andra regioner följer efter.

E-fakturering möjliggör insyn i affärstransaktioner i realtid eller nästan i realtid, vilket gör det möjligt för skattemyndigheterna att

Automatisera validering och kontroll av fakturor
Skatteförvaltningarna kan automatiskt verifiera fakturauppgifter mot inrapporterade skattedeklarationer och identifiera avvikelser och potentiella bedrägerier på ett effektivare sätt än med traditionella pappersbaserade processer.

Förbättra sin revisionskapacitet
Digital fakturadata möjliggör mer sofistikerad analys och riskbedömning, vilket gör det möjligt för skattemyndigheterna att bättre rikta sina revisionsresurser och förbättra övervakningen av efterlevnaden.

Vilka är de grundläggande principerna för elektronisk fakturering?

E-fakturering förändrar i grunden hur företag hanterar sina faktureringsprocesser genom att digitalisera hela fakturans livscykel. Till skillnad från traditionella pappersbaserade fakturor eller PDF-fakturor innebär e-fakturering att fakturadata genereras, överförs och bearbetas i ett strukturerat elektroniskt format som möjliggör automatiserad bearbetning och direkt integration med redovisningssystem. Denna automatisering minskar avsevärt de manuella åtgärderna, inklusive utskrift och postning av fakturor, vilket minimerar fel och påskyndar betalningscyklerna.

Vad är en e-faktura?

En e-faktura är mer än bara en digital version av en pappersfaktura. Det är en strukturerad datafil som innehåller all fakturainformation i ett standardiserat format, vilket möjliggör automatiserad bearbetning och integrering med affärssystem (ERP). Datastrukturen följer specifika standarder som Peppol BIS, Factur-X eller landsspecifika format, vilket säkerställer interoperabilitet mellan olika system och efterlevnad av lagstadgade krav.

Vad räknas inte som en elektronisk faktura?

För att klargöra vanliga missuppfattningar är det flera digitala dokumenttyper som inte anses vara riktiga e-fakturor:

PDF-fakturor skickas via e-post
Det är vanligt att PDF-dokument som skickas via e-post inte är riktiga e-fakturor eftersom de saknar strukturerad data som möjliggör automatiserad behandling. Dessa dokument kräver fortfarande manuell hantering och inmatning av data.

Skannade pappersfakturor
Digitala bilder av pappersfakturor, även om de lagras elektroniskt, utgör inte e-fakturor eftersom de inte heller har det strukturerade dataformat som krävs för automatiserad behandling och validering av efterlevnad.

Vilka är fördelarna med att implementera en lösning för e-fakturering?

E-fakturering ger många fördelar som sträcker sig längre än bara digitalisering. Organisationer som implementerar e-fakturering upplever vanligtvis kostnadsbesparingar på 60-80% jämfört med pappersbaserade processer. Dessa besparingar beror på minskad manuell bearbetning, lägre utskrifts- och postningskostnader, minskade lagringskostnader i samband med datalagringspolicyer och färre fel som behöver korrigeras. Dessutom förbättrar e-fakturering dramatiskt insynen i kassaflödet och hanteringen av rörelsekapitalet, vilket möjliggör bättre finansiell planering och beslutsfattande.

Hur utvecklades faktureringsmodellerna?

Resan från pappersbaserad fakturering till moderna e-faktureringssystem sträcker sig över flera decennier. Tidiga digitaliseringsinsatser började med grundläggande PDF-dokument som skickades via e-post men erbjöd begränsade automatiseringsmöjligheter. Modern e-fakturering omfattar sofistikerade plattformar som möjliggör transaktionshantering i realtid, automatiserade efterlevnadskontroller och sömlös integration med affärssystem i globala leveranskedjor.

Vilka typer av e-faktureringssystem används idag?

Systemen för e-fakturering varierar kraftigt beroende på affärsbehov, lagstadgade krav och tekniska möjligheter. Dessa system kan i stort sett kategoriseras i flera huvudtyper:

Direktintegrationssystem, som möjliggör direkt kommunikation mellan leverantörs- och köparsystem genom etablerade protokoll och standarder. Detta tillvägagångssätt kräver vanligtvis en betydande teknisk infrastruktur men erbjuder den högsta nivån av automatisering och effektivitet för stora organisationer som hanterar stora fakturavolymer.

Molnbaserade plattformar, som ger tillgång till e-fakturering utan att kräva omfattande intern infrastruktur. Dessa plattformar innehåller ofta ytterligare funktioner som dokumenthantering, automatisering av arbetsflöden och övervakning av efterlevnad, vilket gör dem särskilt lämpliga för små och medelstora företag.

Hybridsystem, som kombinerar inslag av direktintegration och molnbaserade lösningar, erbjuder flexibilitet för att tillgodose olika handelspartners kapacitet och krav. Dessa system kan hantera flera olika fakturaformat och överföringsmetoder samtidigt som de bibehåller central kontroll och insyn.

Vilka vanliga format och standarder för e-fakturering används?

Att förstå de olika formaten och standarderna för e-fakturering är avgörande för en framgångsrik implementering:

Strukturerade format
XML-baserade format som UBL (Universal Business Language) och CII (Cross-Industry Invoice) möjliggör automatiserad behandling och validering av efterlevnad. Dessa format innehåller strukturerade datafält som systemen automatiskt kan tolka och bearbeta.

Hybridformat
Format som ZUGFeRD och Factur-X kombinerar PDF-dokument som kan läsas av människor med inbäddad XML-data, vilket ger flexibilitet samtidigt som automatiseringsmöjligheterna bibehålls.

Branschspecifika standarder
Vissa branscher har sina egna standarder för e-fakturering för att uppfylla branschspecifika krav, till exempel EDIFACT inom detaljhandeln och bilindustrin.

Kontinuerliga kontroller av transaktioner (CTC)
CTC innebär en betydande förändring av skattemyndigheternas sätt att övervaka och reglera affärstransaktioner. Dessa system kräver rapportering i realtid eller nästan realtid av fakturadata till skattemyndigheterna, vilket möjliggör förbättrad skatteuppbörd och minskat bedrägeri. Länder som tillämpar CTC-modeller kräver vanligtvis att företag validerar fakturor via statliga plattformar innan de kan anses vara juridiskt giltiga.

Moms i den digitala tidsåldern (ViDA)
EU:s ViDA-initiativ är en omfattande strategi för att modernisera momssystemen genom digital omvandling. Detta ramverk syftar till att standardisera kraven på elektronisk rapportering i EU:s medlemsländer, förbättra effektiviteten i skatteuppbörden och minska momsgapet genom förbättrad digital kapacitet.

Vilka är de bästa metoderna för implementering av e-fakturering?

En framgångsrik implementering av e-fakturering kräver noggrann planering och beaktande av flera nyckelfaktorer:

Strategiskt tillvägagångssätt
Organisationer bör utveckla en omfattande strategi som tar hänsyn till nuvarande processer, tekniska möjligheter och framtida krav på skalbarhet. Strategin bör ligga i linje med bredare initiativ för digital transformation och ta hänsyn till alla intressenters behov.

Engagemang från partner
Att samarbeta med handelspartner tidigt i implementeringsprocessen bidrar till att säkerställa ett smidigt införande och maximalt utnyttjande av fördelarna. Detta inkluderar att etablera tydliga kommunikationskanaler och tillhandahålla nödvändigt stöd under övergångsperioden.

Val av teknik
För att välja rätt lösning för e-fakturering krävs en noggrann utvärdering av olika faktorer, bland annat tekniska krav, efterlevnadsmöjligheter och total ägandekostnad. Organisationer bör ta hänsyn till både omedelbara behov och framtida krav på skalbarhet när de väljer en lösning.

Vad är B2B-, B2C- och B2G-e-fakturering?

Olika affärsrelationer kräver olika sätt att hantera e-fakturering:

Företag-till-företag (B2B)
B2B e-fakturering innebär ofta komplexa integrationskrav och måste anpassas till olika standarder och format beroende på bransch och geografiska krav. Dessa system innehåller ofta funktioner för matchning av inköpsorder, kontroll av varumottagning och avstämning av betalningar.

Företag-till-konsument (B2C)
B2C e-fakturering fokuserar på att leverera fakturor till enskilda konsumenter, ofta via konsumentportaler eller e-postsystem. Dessa lösningar betonar vanligtvis användarvänliga gränssnitt och mobil tillgänglighet.

Företag till myndigheter (B2G)
Myndigheternas krav på e-fakturering kräver ofta specifika format och överföringsmetoder. Många länder kräver att leverantörerna ska skicka fakturor via särskilda plattformar eller nätverk, med strikta krav på validering och efterlevnad.

Vilka är de vanligaste utmaningarna vid implementering av e-fakturering?

Organisationer som överväger att införa e-fakturering bör ta hänsyn till flera viktiga områden:

Krav på teknisk infrastruktur
En framgångsrik implementering kräver en adekvat teknisk infrastruktur, inklusive säkra kommunikationskanaler, datalagringssystem och möjligheter till integration med befintliga affärssystem.

Förändringshantering
För att säkerställa ett framgångsrikt införande måste organisationerna utveckla omfattande strategier för förändringshantering, inklusive utbildningsprogram, dokumentation och supportprocesser för både interna användare och handelspartner.

Kostnads- och intäktsanalys
En grundlig analys bör ta hänsyn till både direkta kostnader (programvara, implementering, underhåll) och indirekta fördelar (processeffektivitet, förbättrat kassaflöde, färre fel) för att motivera investeringen i e-fakturalösningar.

Hur kan OpenText hjälpa till med e-fakturering?

OpenText är en global ledare inom e-faktureringslösningar och erbjuder omfattande affärsnätverksfunktioner som kopplar samman organisationer med sina handelspartner över hela världen. OpenText's Trading Grid e-Invoicing-lösning kombinerar avancerad teknik med djup domänexpertis för att leverera end-to-end e-faktureringslösningar som tillgodoser de komplexa behoven hos moderna företag och behandlar säkert och kompatibelt över 26 miljarder transaktioner årligen. molnbaserad lösning.

Integrationsmöjligheter
OpenText Trading Grid-plattformen, en enhetlig B2B-handelspartnerhantering och integrationsplattform som gör det möjligt för organisationer att ansluta en gång till OpenTexts nätverk med över 1 miljon föranslutna företag, ger flexibla integrationsalternativ som rymmer olika tekniska miljöer och affärskrav:

• Native ERP-integrationer med större system som SAP, Oracle och Microsoft Dynamics, vilket möjliggör sömlöst datautbyte och processautomatisering. Dessa förbyggda anslutningar minskar avsevärt implementeringstiden och komplexiteten.
• Stöd för flera dataformat och standarder, inklusive EDIFACT, X12, XML och JSON, vilket gör det möjligt för organisationer att behålla befintliga dokumentformat samtidigt som handelspartner kan ta emot fakturor i önskat format genom automatiska översättningstjänster.

Global hantering av regelefterlevnad
OpenText's Trading Grid e-Invoicing säkerställer kontinuerlig efterlevnad genom realtidsövervakning och uppdateringar av lagkrav i mer än 50 länder. Plattformen hanterar olika efterlevnadsmodeller, inklusive godkännande, eftergranskning och hybridmetoder, och stöder både transaktioner mellan företag (B2B) och mellan företag och myndigheter (B2G), inklusive:

• Hantering och arkivering av digitala signaturer som uppfyller landsspecifika krav för elektroniska signaturer och långtidslagring. Detta inkluderar stöd för kvalificerade elektroniska signaturer i Europeiska unionen och andra regioner där särskilda krav på digital certifiering gäller.
• Integration med skattemyndigheter och funktioner för realtidsrapportering som möjliggör direkt kommunikation med myndighetsplattformar som PEPPOL i Europa, Carta Porte i Mexiko och flera andra nationella system. Dessa integrationer säkerställer att fakturorna uppfyller alla valideringskrav innan de skickas.

Optimering av leveranskedjan
OpenText's Trading Grid e-Invoicing sträcker sig utöver grundläggande fakturahantering för att tillhandahålla omfattande funktioner för hantering av leveranskedjan:

• Avancerade analys- och rapporteringsverktyg som ger insyn i fakturastatus, betalningstrender och efterlevnadsmått i realtid. Dessa insikter hjälper organisationer att identifiera flaskhalsar, optimera betalningsvillkoren och förbättra hanteringen av rörelsekapitalet.
• Funktioner för leverantörsintroduktion och -hantering som effektiviserar processen för att få kontakt med nya handelspartner och upprätthålla befintliga relationer. Plattformen innehåller självbetjäningsverktyg och alternativ för hanterade tjänster för att påskynda leverantörernas införande.

Branschspecifika lösningar
OpenText Trading Grid e-Invoicing erbjuder specialiserade e-faktureringslösningar anpassade till specifika branschkrav, till exempel:

• Manufacturing / Automotive som stöder komplexa krav på leveranskedjan, inklusive stöd för utvärderingskvitton, självfakturering och konsignationslagerprocesser.
• Detaljhandel och konsumentvaror som hanterar transaktionshantering med stora volymer, kampanjavtal och komplexa prissättningsscenarier.

Sjukvårds- och läkemedelsföretag som måste säkerställa efterlevnad av branschspecifika regler och stödja specialiserade dokumenttyper, inklusive hantering av rabatter och återbetalningar.

Vilka är myndigheternas regler och efterlevnadskrav för e-fakturering?

Regelverket för e-fakturering fortsätter att utvecklas snabbt i takt med att regeringar världen över genomför initiativ för digital omvandling. Många jurisdiktioner kräver nu e-fakturering för transaktioner mellan företag och myndigheter, och vissa utvidgar kraven till transaktioner mellan företag. Att förstå och upprätthålla efterlevnaden av dessa regler är avgörande för företag som är verksamma i flera regioner.

OpenText kan hjälpa din organisation att implementera kompatibel e-fakturering före ikraftträdandedatumet i ditt land. Kontakta oss idag för att få veta mer.

Centrala globala regler och krav för e-fakturering
Europeiska unionens direktiv 2014/55/EU

• Alla enheter inom den offentliga sektorn ska ta emot och behandla elektroniska fakturor
• Kräver överensstämmelse med europeisk standard EN 16931
• Specificerar krav på semantiska datamodeller för kärnelement i elektroniska fakturor

Momsdirektivet 2006/112/EG (med ändringar enligt 2010/45/EU)

• Upprättar likabehandling mellan pappersfakturor och elektroniska fakturor
• Kräver garanterad äkthet i fråga om ursprung, innehållsintegritet och läsbarhet
• Tillåter företagskontroller eller tekniska lösningar (t.ex. EDI, QES) för efterlevnad

Latinamerika
Brasilien (NF-e-systemet)

• Obligatorisk e-fakturering B2B genom Nota Fiscal Eletrônica-systemet
• Modell för realtidsgodkännande som kräver myndighetsgodkännande före fakturautställelse
• Krav på digital signatur och standardiserat XML-format
• Separata krav för olika typer av transaktioner (NF-e, NFS-e, CT-e)

Mexiko (CFDI)

• Obligatorisk användning av Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI)
• Validering i realtid genom auktoriserade certifieringsleverantörer (PAC)
• Specifika krav för olika dokumenttyper (inkomst, lön, betalningar)
• XML-format med digitala signaturer och statligt tilldelade folionummer

Asia-Pacific
Singapore

• Peppol-baserat nätverk för e-fakturering (InvoiceNow)
• Frivillig adoption men starka statliga incitament
• Överensstämmelse med Peppol BIS Billing 3.0-standarden
• Krav på unik identifiering av företag genom UEN

Indien

• Obligatorisk e-fakturering för företag som överskrider vissa tröskelvärden för omsättning
• Validering av fakturaregistreringsportal (IRP) i realtid
• Generering av referensnummer för fakturor (IRN) och QR-kod
• Integration med krav på efterlevnad av GST

Grundläggande krav på efterlevnad
Tekniska standarder

1. Document formats
• XML (vanligast)
• PDF/A-3 (för långtidsarkivering)
• UBL 2.1/2.2
• Landspecifika format
2. Digitala signaturer
• Kvalificerade elektroniska signaturer (QES)
• Avancerade elektroniska signaturer (AES)
• Digitala certifikat från auktoriserade leverantörer

Krav på processen

1. Arkivering
• Minsta lagringstid (vanligtvis 5-10 år)
• Garanterad läsbarhet under hela lagringsperioden
• Säker förvaring med åtkomstkontroll
• Underhåll av verifieringskedja
2. Autentisering och integritet
• Affärskontroller som säkerställer tillförlitlig verifieringskedja
• System för elektroniskt datautbyte (EDI)
• Processer för verifiering av digitala signaturer
• Dokumentation av bevakningskedjan

Datasäkerhet

1. Skyddsåtgärder
• Kryptering under överföring och lagring
• Mekanismer för åtkomstkontroll
• Regelbundna säkerhetsrevisioner
• Procedurer för hantering av incidenter
2. Efterlevnad av sekretess
• GDPR-efterlevnad för EU-relaterade transaktioner
• Åtgärder för skydd av personuppgifter
• Principer för minimering av data
• Kontroll av gränsöverskridande dataöverföring

Vilka är de nya trenderna inom e-fakturering och vilka är de framtida kraven?

Rapportering i realtid

• Kontinuerliga kontroller av transaktioner (CTC)
• Skatterapportering i realtid eller nästan i realtid
• Integration med skattemyndighetens system
• Automatiserade kontroller av efterlevnad

Standardiseringsinitiativ

• Expansion av Peppols nätverk
• EN 16931 införs globalt
• Gränsöverskridande driftskompatibilitet
• Konvergensarbete för format

Miljöhänsyn

• Krav på minskning av koldioxidavtryck
• Dokumentation av hållbar praxis
• Rapportering av miljöpåverkan
• Åtgärder för införande av grön teknik

Viktiga tidslinjer för genomförandet 2024-2026
Europeiska unionen

1. Frankrike
• 1 januari 2024: Obligatorisk e-fakturering B2B för stora företag
• 1 januari 2025: Medelstora företag måste följa
• 1 januari 2026: Obligatoriskt för alla återstående företag
• Alla bolag ska använda den statliga plattformen Chorus Pro
2. Polen
• Den 1 juli 2024: Obligatoriskt KSeF-system (Krajowy System e-Faktur) för alla skattebetalare
• Klareringssystem i realtid via myndighetsplattform
• Gäller inhemska B2B-transaktioner
3. Tyskland
• 1 januari 2025: XRechnung/Peppol krävs för alla leverantörer till federala myndigheter
• Förväntat tillkännagivande av B2B-mandat under 2024

Asia-Pacific

1. Indien
• 1 april 2024: E-fakturering obligatorisk för företag med omsättning >₹5 crore
• Fasad implementering fortsätter till och med 2024-2025
2. Vietnam
• 1 juli 2024: Fas 2 av obligatorisk implementering av e-fakturering
• Alla företag måste integreras med skattemyndighetens system (HDDT)
3. Japan
• 1 oktober 2023 - 31 mars 2024: Övergångsperiod för kvalificerat fakturasystem
• 1 april 2024: Fullständig tillämpning av systemet med kvalificerade fakturor

Latinamerika

1. Colombia
• Januari 2024: Elektroniska lönespecifikationer obligatoriska
• Juli 2024: Utökning av dokumenttyper som kräver elektronisk inlämning
2. Chile
• Andra halvåret 2024: Nya tekniska krav för DTE-system
• Januari 2025: Implementering av uppdaterade valideringsregler

Nordamerika

1. Förenta staterna
• 1 januari 2024: Business Payment Coalition (BPC) pilot för ramverk för utbyte av e-fakturor
• 2025: Förväntad expansion av federala krav på e-fakturering

Viktiga tidsfrister för efterlevnad

1. Teknisk integration
• Systemuppdateringar för nya format: 3-6 månader före mandatperiodens slut
• Testperioder: 1-2 månader före driftsättning
• Registrering hos skattemyndigheten: 2-3 månaders förvarning
2. Krav på dokumentation
• Uppdateringar av arkivsystem: 1 månad före nya mandat
• Processdokumentation: Förfaller vid implementering
• Upprättande av verifieringskedja: Måste vara aktivt från dag ett
3. Hantering av handelspartner
• Meddelande till partner: Minst 3 månader
• Koordinering av tester: 1-2 månader
• Reservförfaranden: Krävs vid uppskjutning

Tidsfrister för riskreducering

1. Förberedelse av systemet
• Slutförande av konsekvensanalys: 6 månader före mandatperioden
• Uppdatering av programvara: 3 månader före mandatperioden
• Personalutbildning: 1-2 månader före mandatperioden
2. Dokumentation av efterlevnad
• Uppdateringar av intern policy: 2 månader före mandatperioden
• Dokumentation av förfarandet: 1 månad före mandatperioden
• Planer för nödåtgärder: Krävs vid uppskjutning