OpenText startsida.
Tekniska ämnen

Vad är Enterprise Content Management?

blått frågetecken omgivet av tekniska symboler

Översikt

Enterprise Content Management (ECM) är en heltäckande metod för att organisera, lagra och använda en organisations olika informationstillgångar. Det omfattar de strategier, metoder och verktyg som används för att fånga, hantera, lagra, leverera och styra innehåll inom ett företag. Detta innehåll kan omfatta dokument, bilder, videor, e-postmeddelanden och alla andra former av digital information som är avgörande för ett företags verksamhet.

ECM-system fungerar som centraliserade arkiv för allt innehåll i en organisation och tillhandahåller ett strukturerat ramverk för hantering av hela informationslivscykeln - från skapande till arkivering eller radering. Dessa system är utformade för att effektivisera arbetsflöden, förbättra samarbetet, säkerställa efterlevnad av regler och förbättra den övergripande effektiviteten i verksamheten.

Innehållshantering för företag

Hur har innehållshantering för företag utvecklats?

ECM-plattformarna växte fram ur 1990-talets dokumenthanteringssystem och var ursprungligen utformade för att ge ett företagslager för automatisering av dokumentfokuserade back-end-processer. Trots att många ECM-implementeringar hanterade viktiga affärsfunktioner utnyttjades de inte fullt ut eftersom lösningarna ursprungligen var inriktade på tekniken snarare än på affärsprocesserna och de människor som använde den - organisationerna var mer intresserade av att få kontroll över sitt innehåll än att möjliggöra vad människor kunde göra med det.

Detta ledde till system som var utmärkta för att fånga, lagra och hantera innehåll, men som var svåra att använda och arbetsintensiva för slutanvändarna - ofta krävdes det att de ändrade sina arbetsprocesser för att anpassa systemet. Resultatet blev att Enterprise Content Management-systemet i första hand blev ett arkivsystem - vilket var utmärkt för kontroll och styrning av officiella affärshandlingar - medan isolerade informationssilos spreds i hela organisationen när användarna skapade nytt innehåll i sina egna system.

Dessa lösningar skapade ett arkiv - en enda källa till sanning - där innehåll kunde lagras, hanteras, sökas och hämtas. I takt med att allt mer innehåll (strukturerat och ostrukturerat) skapades utvecklades programvaran Enterprise Content Management för att ge användarna tillgång till det innehåll de behöver, i de applikationer de föredrar och vid den tidpunkt de behöver det - och för att säkerställa att innehållet är sökbart och tillgängligt för användare, revisorer och efterlevnad. Dessutom ger dagens verktyg möjlighet till flexibel driftsättning - lokalt, hos en värd eller SaaS - och tillhandahåller avancerad analys för att skapa insikter och åtgärder baserat på data i innehållet.

Varför är Enterprise Content Management viktigt för företag?

  • Förbättrad effektivitet: ECM-system centraliserar information, vilket gör det lättare för medarbetarna att hitta och använda de dokument de behöver.
  • Ökad produktivitet: Genom att centralisera innehåll och göra det lättillgängligt kan medarbetarna ägna mindre tid åt att söka efter information och mer tid åt värdeskapande aktiviteter.
  • Bättre beslutsfattande: ECM ger snabb tillgång till korrekt och aktuell information, vilket gör det möjligt för användarna att fatta mer välgrundade beslut snabbare.
  • Högre kvalitet på kundservicen: Med snabb tillgång till kundinformation och relaterade dokument kan företagen ge snabbare och mer personlig kundservice.
  • Förbättrat samarbete: Enterprise Content Management erbjuder team en central plattform för att arbeta med dokument samtidigt och dela information på ett smidigt sätt, samtidigt som versionskontrollen bibehålls.
  • Starkare styrning av information: Få de verktyg du behöver för att hantera innehållets hela livscykel, från skapande till bortskaffande. Detta säkerställer att informationen hanteras på rätt sätt, vilket minskar riskerna för dataintrång eller bristande efterlevnad av regler.
  • Tätare efterlevnad av regelverk: Uppfyll kraven på lagring av dokument och datasekretess med säker lagring, åtkomstkontroll och verifieringskedjor.
  • Skalbarhet: ECM stöder möjligheten att på ett säkert sätt bearbeta så många objekt per dag som krävs (potentiellt flera miljoner).

Vilka kärnfunktioner bör du leta efter i en ECM-lösning?

Organisationer fortsätter att kräva den kärnfunktionalitet som programvara för innehållshantering för företag tillhandahåller. Genom att utvidga till en metod för innehållstjänster tar ECM ett steg längre och ger organisationer ett nytt sätt att koppla innehåll till digitala affärer - genom att leverera verktyg som slutanvändarna kan använda för att enkelt arbeta med, dela och samarbeta kring innehåll.

De mest effektiva lösningarna för innehållshantering för företag använder innehållsintegration för att ge användarna tillgång till rätt innehåll i de applikationer som de redan använder idag, till exempel SAP®, Microsoft® 365, Salesforce, Guidewire och SAP SuccessFactors®. Samtidigt bygger avancerade ECM-verktyg på kontroll- och styrningsfunktioner för att möjliggöra säker informationsdelning och samarbete inom hela företaget och med externa partners.

Andra innehållstjänster att dra nytta av inkluderar:

  • Insamling av innehåll: Gör att du kan digitalisera fysiska dokument och samla in digitalt innehåll från olika källor. Innehållsinsamling kan omfatta teknik som optisk teckenigenkänning (OCR) för att konvertera skannade dokument till sökbar text.
  • Djupa integrationer direkt ur lådan: Minimerar behovet av att byta applikation genom att integrera ECM-verktyg med de huvudapplikationer som teamen arbetar med varje dag.
  • Hantering av arbetsflöden/affärsprocesser: Automatiserar och optimerar affärsprocesser som involverar innehåll, t.ex. godkännandeprocesser eller fakturahantering.
  • Verktyg för samarbete: Underlättar teamsamarbete kring dokument och projekt, ofta med funktioner som samtidig redigering och kommentering.
  • Sökning och hämtning: Gör det möjligt för användare att snabbt hitta innehåll med kraftfulla sökfunktioner, inklusive fulltextsökning, metadatasökning och facetterad sökning.
  • Mobil åtkomst och fjärråtkomst: Möjliggör säker åtkomst till innehåll från vilken enhet eller plats som helst, vilket blir allt viktigare i hybrida arbetsmiljöer.
  • Dokumenthantering: Säkerställer långsiktigt bevarande av innehåll, bevarandeplaner och försvarbar gallring i enlighet med lagar och förordningar.
  • Informationsstyrning och efterlevnad: Stödjer tillämpning av policyer, verifieringskedjor och rollbaserade åtkomstkontroller för att hantera risker och uppfylla lagstadgade standarder som GDPR (General Data Protection Regulation) eller HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act).
  • Analys och rapportering: Ger insikter om innehållsanvändning, användarbeteende och processeffektivitet för att vägleda kontinuerlig förbättring.

Vad är nytt med Enterprise Content Management?

Programvara för innehållshantering för företag måste hålla jämna steg med marknadens krav genom att leverera nya funktioner som hjälper företag att förbättra informationshanteringen och öka avkastningen.

Avancerade funktioner inkluderar:

  • Molnbaserad ECM: Många organisationer går över till molnbaserade ECM-lösningar, som erbjuder större flexibilitet, skalbarhet och tillgänglighet.
  • Verktyg för artificiell intelligens (AI): Med en AI-innehållsassistent och maskininlärning kan organisationer förbättra innehållsklassificering, sökfunktioner och processautomatisering - och dessutom utnyttja avancerad analys för att få nya insikter om innehållet.
  • Utbredda integrationer: Enterprise Content Management-system integreras allt oftare med populära samarbetsverktyg som Microsoft Teams och Slack för att förbättra arbetsflöden och användarvänlighet.
  • Stöd för flera moln: Ledande ECM-plattformar stöder hybrid- och multi-cloud-miljöer, vilket ger organisationer flexibiliteten att optimera prestanda, undvika leverantörslåsning och upprätthålla efterlevnad mellan olika molnleverantörer.

Vilka verktyg för hantering av företagsinnehåll har OpenText att erbjuda?

OpenText erbjuder en omfattande serie verktyg för innehållshantering för företag som kan hjälpa organisationer att förbättra effektiviteten, minska kostnaderna och förbättra efterlevnaden. Genom att tillhandahålla ett centraliserat arkiv för digitalt innehåll, automatisera arbetsflöden och möjliggöra säker åtkomst, ger OpenText företag möjlighet att bättre utnyttja sina informationstillgångar.

Utforska hur OpenTexts marknadsledande programvara för hantering av företagsinnehåll kan förändra ditt företag:

OpenText™ Content Management
Säker styrning av informationens livscykel genom integrering med ledande applikationer, till exempel SAP®, Microsoft® 365, Salesforce och SAP SuccessFactors®.

En ledare inom innehållsplattformar

Se hur OpenText, en ledare inom leverantörer av innehållsplattformar, rankas i The Forrester Wave™: Innehållsplattformar, Q1 2025-rapport.

Hämta Forrester Wave™-rapporten

Relaterade produkter

OpenText™ Content Management

Koppla kunskap till processer med verktyg för företagsinnehållshantering

Se alla produkter

Hur kan vi hjälpa till?

Fotnoter