OpenText startsida.
Tekniska ämnen

Vad är dokumenthantering?

Illustration av IT-objekt med fokus på ett frågetecken

Översikt

Dokumenthantering spelar en avgörande roll i organisationer genom att säkerställa att information fångas, indexeras, organiseras, lagras och görs tillgänglig på ett effektivt sätt för att stödja affärsmålen.

Dokumenthanteringslösningar är en grundläggande komponent för ett framgångsrikt företag och gör det möjligt för företag att utnyttja det fulla värdet av data, följa regelverk, förbättra säkerheten och öka effektiviteten - i team, avdelningar, affärsområden och hela organisationen.

En undersökning av Foundry Research visade att organisationer fortsätter att möta utmaningar kopplade till hur information hanteras, med de tre största hindren som påverkar medarbetarnas engagemang och produktivitet enligt följande:

  1. Hitta lösningar som kan integreras med befintlig teknik och befintliga system.
  2. Komplexa processer och arbetsflöden.
  3. Svårigheter att få tillgång till tillgänglig kunskap.

Företag som investerar i robusta dokumenthanteringssystem tar bort digital friktion och skapar en miljö för att ansluta, dela och styra innehåll i hela företaget. Resultatet är att dessa organisationer får en konkurrens- och produktivitetsfördel genom att leverera innehåll i sitt sammanhang och säker informationshantering i stor skala.

30 dagars kostnadsfri provperiod

Kom igång med en 30-dagars gratis testversion av OpenText Core Content Management, vår SaaS-baserade dokumenthanteringslösning.

Starta en gratis provperiod

Dokumenthantering

Varför är dokumenthantering viktigt?

Enligt en studie från Forrester Total Economic Impact™ balanserar framgångsrika dokumenthanteringsprogram informationsmedarbetarnas produktivitetskrav med interna intressenters behov av att automatisera rutinaktiviteter och styra digitala dokument för att uppfylla lagstadgade krav. Och när det görs på rätt sätt är resultatet imponerande - det skapar en positiv inverkan på kapital- och driftskostnader, medarbetar- och kundupplevelser samt dataintegritet.

Många organisationer fortsätter dock att förlita sig på en mängd olika affärsverktyg och applikationer som är spridda över olika plattformar, vilket gör det svårt att effektivt hitta information, särskilt inom ostrukturerat innehåll. Genom att integrera dokumenthanteringslösningar med ledande affärsapplikationer - som SAP®, Salesforce®, Microsoft®, Guidewire och Google Workspace - kan organisationer bygga broar mellan viktiga applikationer och se till att kunskapsarbetare har all information de behöver för att fatta viktiga affärsbeslut, oavsett vilket gränssnitt de föredrar.

Effektiva lösningar för dokumenthantering är avgörande eftersom de gör det möjligt för organisationer att:

  • Eliminera integrationsproblem mellan spridda teknikstackar.
  • Skala innehållstjänster till unika användningsfall.
  • Förbättra hur medarbetarna hittar, engagerar sig i och delar information.
  • Underlätta samarbete överallt mellan medarbetare, team och externa intressenter.
  • Säkerställa informationsstyrning, datasekretess och efterlevnad.
  • Öka flexibiliteten för att snabbt kunna svara på förändrade affärsbehov.

Hur kan företag dra nytta av en dokumenthanteringslösning?

En väl implementerad dokumenthanteringslösning erbjuder flera fördelar för organisationer, bland annat möjligheten att:

  • Utveckla den digitala omvandlingen: Utnyttja de senaste framstegen inom AI, cloud computing och kunskapshantering för att stimulera fortsatt innovation och tillväxt.
  • Öka produktiviteten: Minska tiden som går åt till att leta efter dokument med en enda tillförlitlig sanningskälla för hela organisationen.
  • Möjliggör datadrivet beslutsfattande: Ge användarna tillgång till korrekta data i realtid så att de kan fatta välgrundade affärsbeslut.
  • Tillämpa AI i det dagliga arbetet: Använd generativ AI för att enkelt få fram relevanta insikter, trender och analyser.
  • Förbättra den operativa effektiviteten: Utnyttja automatisering av arbetsflöden och processer för att minska antalet överlappningar och manuella steg.
  • Underlätta kunskapsdelning: Främja smidigt informationsutbyte med uppdaterad dokumentation, smidigt samarbete och noggrann versionskontroll.
  • Förbättra efterlevnad och riskhantering: Följ lagar och branschregler genom att automatiskt implementera strikta åtkomstkontroller, registerhantering och datasäkerhetspolicyer.
  • Minska driftskostnaderna: Konsolidera system och processer för informationshantering för att effektivisera IT-infrastrukturen och minska den tekniska administrationen och övervakningen.

Hur förbättrar GenAI plattformar för dokumenthantering?

Med AI-driven konversationssökning och generativ AI direkt i en dokumenthanteringsplattform kan organisationer ta sina dokumenthanteringslösningar och sin produktivitet till nästa nivå. En intuitiv AI-innehållsassistent hjälper användare att lättare identifiera, skapa, översätta och sammanfatta innehåll - och öppnar upp för nya sätt att förstå och använda information med hjälp av frågor på naturligt språk. Dynamiska AI-agenter kommer att agera på uppdrag av kunskapsarbetare och utföra komplexa uppgifter över system och verktyg för att påskynda processer.

Vilka är de viktigaste funktionerna som man bör leta efter i en dokumenthanteringslösning?

Forrester Total Economic Impact Study visade vidare att organisationer som letar efter en dokumenthanteringslösning fokuserar på fem primära krav på den leverantör de väljer:

  1. Uppdragskritiska integrationer med ledande applikationer, t.ex. ERP och produktivitetsverktyg.
  2. Geografisk närvaro och lokal expertis om komplexa efterlevnadskrav.
  3. Automatiseringar för produktivitet och inbyggd säkerhet och informationsstyrning.
  4. Expertis inom datasäkerhet, katastrofåterställning och säkerhetskopiering.
  5. En säker, kompatibel och konsekvent tillgänglig centraliserad arbetsyta för användning inom hela organisationen.

Vid utvärdering av lösningar för dokumenthantering finns det ytterligare funktioner att ta hänsyn till. För att få ut mesta möjliga värde av din information och befintliga affärsverktyg bör en lösning ha:

  • Enkel, intuitiv och lättanvänd navigering i gränssnittet för att öka användningen.
  • Heltäckande innehållshantering med stöd för innehållsinsamling, dokumentgenerering, delning och samarbete, integration av företagsapplikationer och automatisering av arbetsflöden.
  • AI-beredskapsfunktioner som inbyggd metadatataggning, indexering och kategorisering för att organisera innehåll för förbättrade GenAI-resultat.
  • Automatiserad styrning bakom kulisserna för att skydda och säkra information under hela livscykeln.
  • Plattforms- och driftsättningsflexibilitet med möjlighet att driftsätta lokalt, hybrid eller i molnet.

Hur använder olika avdelningar och branscher dokumenthanteringslösningar?

Dokumenthanteringslösningar stöder en mängd olika användningsområden på olika avdelningar och i olika branscher, var och en med unika krav på lagring, åtkomst och skydd av information. Genom att centralisera innehåll och integrera det i centrala affärsapplikationer gör organisationer det möjligt för kunskapsarbetare att minska den digitala friktionen och fatta bättre beslut.

Så här kan olika team och sektorer dra nytta av det:

  • Försäljning: Effektivisera skapandet av offerter, automatisera godkännanden av avtal och få tillgång till det senaste materialet direkt från CRM-plattformar för att förbättra säljcyklerna och kundresponsen.
  • Human Resources (HR): Hantera anställdas register, introduktionsmaterial och prestationsdokument på ett säkert sätt samtidigt som du säkerställer efterlevnad av arbetsrättsliga bestämmelser och krav på datasekretess.
  • Kundtjänst: Ge handläggarna snabb tillgång till uppdaterade kunskapsbaser, servicehistorik och kundkommunikationshistorik för att förbättra lösningstiderna och kundnöjdheten.
  • Juridik: Centralisera juridiska dokument, ärendeakter och efterlevnadsmaterial med versionshantering, stöd för e-signaturer och verifieringskedjor för att upprätthålla juridisk integritet och beredskap.
  • Ingenjörsarbete: Hantera stora volymer tekniska ritningar, produktdokumentation och ändringsregister samtidigt som du stöder samarbete mellan globala team och upprätthåller versionsnoggrannhet.
  • Biovetenskap: Upprätthålla dokumentation som uppfyller kraven inom forskning, kliniska prövningar och tillverkning, vilket säkerställer noggrannhet, spårbarhet och revisionsberedskap i enlighet med branschstandarder.
  • Myndigheter: Möjliggör säker och kompatibel hantering av medborgarregister, tillstånd och regleringsdokument samtidigt som du stöder transparens, granskningsbarhet och effektivitet i offentliga tjänster.

Hur kan OpenText hjälpa till med dokumenthantering?

Utforska hur OpenText marknadsledande dokumenthanteringslösningar kan förändra ditt företag:

OpenText™ Content Management
Styr informationslivscykeln på ett säkert sätt genom att länka kunskap till processer med verktyg för innehållshantering i företag.

OpenText™ Core Content Management
Öka produktiviteten och användarnas engagemang med intelligent innehållshantering i molnet som sömlöst integreras i dina viktiga affärsapplikationer.

OpenText™ Documentum™ Content Management
Ta vara på stora volymer innehåll och minska den digitala friktionen med skalbar programvara för dokumenthantering.

Relaterade produkter

OpenText™ Content Management

Lösning för dokumenthantering i företag

Sammanför innehåll och processer för att ge tillgång till information när och där det behövs.

OpenText™ Core Content Management

SaaS plattform för dokumenthantering med AI-assistent

En intelligent lösning för innehållshantering i molnet som sömlöst integreras med ledande applikationer.

OpenText™ Documentum Content Management

Skalbar programvara för dokumenthantering

En molnbaserad innehållsplattform för företag som uppfyller kraven på stora innehållsvolymer.

Hur kan vi hjälpa till?

Fotnoter