SAP
Marktführer für Enterprise-Software vereinfacht Prozesse durch Reduzierung der Dokumenttypen um 96 % und bereitet sich mit OpenText™ Content Management for SAP SuccessFactors auf KI-Innovationen in HR vor.
Über SAP
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Standorte:>100 weltweit
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Mitarbeiter:>105.000
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Umsatz:29,52 Milliarden Euro
Zusammenfassung
Herausforderungen
- Verwaltung von Millionen von Personaldokumenten im gesamten weltweiten Unternehmen.
- Sicherstellung der Einhaltung von Richtlinien wie der DSGVO.
- Bereitstellung von Document Management-Funktionen für neue SAP SuccessFactors-Lösungen.
Lösung
- Automatisierte Governance-Funktionen implementiert.
- Millionen von HR-Dokumenten auf die neue Plattform migriert.
- Reibungslose Big-Bang-Implementierung durchgeführt.
Resultate
Beschleunigte Compliance-Aktivitäten
Migration von 8,5 Millionen Dokumenten
Reduzierung der Dokumententypen um 96 %
Herausforderungen
- Verwaltung von Millionen von Personaldokumenten
- Zeitaufwändige Prozesse zur Einhaltung der DSGVO
- Veraltetes Dokumentenmanagement-System, das nicht mit HCM-Lösungen der nächsten Generation kompatibel ist
SAP ist bestrebt, die Welt besser zu machen. Weltweit tragen mehr als 110.000 Mitarbeiter dazu bei, Lösungen und Dienstleistungen bereitzustellen, mit denen Unternehmen ihre Prozesse optimieren, ihre Effizienz steigern und ihr Wachstum vorantreiben können.
Fausto Brembilla, SVP Head of Global HR Service Delivery bei SAP, sagte: „Es ist das erklärte Ziel der weltweiten HR-Organisation, die Kernprozesse im Personalwesen für unsere Teams so nahtlos wie möglich zu gestalten, damit sie sich ganz auf die Mission von SAP konzentrieren können.“
SAP setzt seine eigenen erstklassigen Lösungen ein, um in der gesamten internationalen Unternehmensgruppe optimierte Self-Service-Funktionen im Personalwesen bereitzustellen. Langfristiges Ziel ist es, mit SAP SuccessFactors®-Lösungen alle Bereiche - von der Gehaltsabrechnung über die Vergütung bis hin zu Weiterbildung und Leistungsbewertung - zu verwalten. Den Anfang macht die Einführung von SAP SuccessFactors Employee Central, einem flexiblen, cloudbasierten HR-Informationssystem.
„Mit den Lösungen von SAP SuccessFactors können wir unsere weltweite Belegschaft wesentlich effizienter verwalten und die Mitarbeitererfahrung verbessern“, so Brembilla weiter. „Damit wir die Vorteile von SAP SuccessFactors Employee Central voll ausschöpfen können, war es entscheidend, HR-bezogene Dokumente auf sichere und konforme Weise zu verwalten.“
In der Vergangenheit stützte sich SAP auf manuelle Prozesse, um die Einhaltung von Anforderungen wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sicherzustellen. Dabei wurden Tausende von HR-Dokumenten durchsucht, um zu löschende Datensätze zu identifizieren. Im Zuge der Vorbereitung auf die Einführung von SAP SuccessFactors Employee Central erkannte das Unternehmen die Möglichkeit, diese Aktivitäten zu automatisieren, damit die Compliance zu stärken und die betriebliche Effizienz zu steigern.
Susanne Decker, Solution Owner OpenText Systems bei SAP, sagte: „Wir haben nach einer Enterprise- Content Management-Lösung (ECM) gesucht, die uns dabei unterstützt, unseren Ansatz zur Datenaufbewahrung und -entsorgung zu vereinfachen. Die Zielsetzung bestand darin, eine zentrale Plattform für die Verwaltung unserer Millionen von bestehenden HR-Dokumenten und neuen Datensätzen, die in SAP SuccessFactors Employee Central erstellt werden, einzurichten.“
Wir hatten fast 2.000 unterschiedliche Dokumenttypen in unserem Altsystem, die weltweit kaum einheitlich waren. In Zusammenarbeit mit OpenText haben wir nun nur noch 70 globale Vorlagen standardisiert – eine Verringerung um 96 %.
Lösung
Damit SAP seinen über 100.000 Mitarbeitern ein hochwertiges HR-Erlebnis bieten und gleichzeitig die Einhaltung der DSGVO optimieren kann, hat sich das Unternehmen für OpenText™ Content Management (ehemals Extended ECM) for SAP SuccessFactors als ECM-Plattform für seine neue SAP SuccessFactors Employee Central-Umgebung entschieden.
Produkte implementiert
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OpenText™ Content Management for Human Resources
Automatisieren Sie HR-Abläufe mit HR-Dokumentenmanagement
Lösung implementiert
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OpenText™ Professional Services
Ein zuverlässiger Partner für Ihr Information Management
Die Bereitstellung automatisierter Governance-Funktionen
Nach einer gründlichen Bewertung mehrerer marktführender ECM-Anbieter kam SAP zu dem Schluss, dass OpenText Content Management for SAP SuccessFactors die herausragende Lösung ist. Neben der engen Integration mit der SAP SuccessFactors-Software bietet OpenText Content Management leistungsstarke Compliance-Funktionen im großen Umfang.
„Wir suchten nach einer Lösung, die mit den SAP SuccessFactors-Lösungen kompatibel ist, und OpenText Content Management hat uns in dieser Hinsicht überzeugt“, so Brembilla. „OpenText ist nicht nur vollständig mit unseren SAP SuccessFactors-Lösungen kompatibel, sondern ermöglicht uns auch die Definition automatisierter Richtlinien für die Aufbewahrung und Löschung von Dokumenten. Das ist ein enormer Vorteil für die Einhaltung der DSGVO.“
Er fügte hinzu: „Ein weiterer Aspekt der OpenText-Lösung, der uns besonders überzeugt hat, war die langfristige Roadmap im Bereich KI. SAP ist in mehr als 70 Ländern tätig, und es war schon immer eine Herausforderung, den Überblick über so viele Vorlagen und Dokumente zu behalten. Wir glauben, dass die KI-Innovationen von OpenText eine wichtige Rolle dabei spielen werden, diese Herausforderungen zu bewältigen.“
Die Migration von Millionen HR-Dokumenten auf die neue Plattform
Gemeinsam mit OpenText Professional Services migrierte SAP die Millionen von HR-Datensätzen aus seinem alten Document Management Repository zu OpenText Content Management for SAP SuccessFactors.
„Die Implementierung verlief hervorragend“, erinnert sich Brembilla. „Wir wussten, dass es bei der Migration von mehr als 8,5 Millionen Dokumenten zu Schwierigkeiten kommen würde, aber das Team von OpenText Professional Services ließ sich von der Größe und Komplexität des Projekts überhaupt nicht beirren. OpenText arbeitete Seite an Seite mit uns, um alle Probleme zu lösen.“
Katja Lukkarinen, Process Excellence Lead, Global HR Service Delivery bei SAP, sagte: „Wir hatten fast 2.000 verschiedene Dokumenttypen in unserem Altsystem, die weltweit nicht einheitlich waren. In Zusammenarbeit mit OpenText haben wir nun nur noch 70 globale Vorlagen standardisiert. Das entspricht einer Reduzierung um 96 %.“
Die Reibungslose Einführung im Big-Bang-Verfahren
SAP plante eine Einführung im Big-Bang-Verfahren, bei der das alte Human Capital Management (HCM)-System und das Dokumentenarchiv gleichzeitig abgeschaltet werden sollten. Zur Vorbereitung der Umstellung arbeitete SAP eng mit OpenText zusammen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
„Während des gesamten Projekts war das Change Management eine unserer obersten Prioritäten“, so Brembilla. „Wir wollten sicherstellen, dass unsere Nutzer bei jedem Schritt mit einbezogen wurden. Dank der engen Zusammenarbeit zwischen unserem Projektteam und OpenText konnten wir unsere neue Document Management Software erfolgreich und zeitgleich im gesamten internationalen Unternehmen einführen.“
Wir schätzen, dass wir durch die Automatisierung mit OpenText Content Management jährlich weniger Zeit für Compliance-Aufgaben aufwenden müssen.
Resultate
Durch den Einsatz von OpenText Content Management for SAP SuccessFactors hat SAP eine moderne, skalierbare Document Management-Lösung erhalten. Sie unterstützt die weitere Einführung von SAP SuccessFactors und verfügt über leistungsstarke Automatisierungsfunktionen, um Compliance-Aufgaben schneller zu erledigen.
Die Verbesserung und Beschleunigung der Compliance-Aktivitäten
Mit OpenText Content Management als Grundlage für die neue SAP SuccessFactors Employee Central-Lösung profitiert SAP von den Vorteilen seiner HCM-Lösung der nächsten Generation und reduziert gleichzeitig die Komplexität bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erheblich.
„Früher war die Identifizierung der Dokumente, die wir gemäß der DSGVO entsorgen mussten, ein mühsamer und zeitaufwändiger Prozess, der uns von wertschöpfenden Aktivitäten abhielt“, erklärte Brembilla. „Heute können wir Aufbewahrungsrichtlinien für jeden Dokumenttyp definieren. Das ermöglicht uns einen hochgradig automatisierten Ansatz für die Einhaltung der DSGVO im gesamten SAP-Unternehmen.“
Die Bereitstellung von Document Management in großem Umfang
Da SAP mit Zehntausenden von Mitarbeitern in über 100 juristischen Gesellschaften arbeitet, muss das Unternehmen darauf vertrauen können, dass seine Plattform für das Dokumentenmanagement auch in großem Umfang zuverlässig funktioniert. Im Rahmen der jährlichen Gehaltsüberprüfung hatte SAP die Gelegenheit, die Lösung auf Herz und Nieren zu prüfen.
„Eine der Phasen, in denen unsere Plattform für das Dokumentenmanagement am stärksten beansprucht wird, ist die jährliche Gehaltsüberprüfung, bei der wir rund 80.000 Briefe für unsere Mitarbeiter weltweit erstellen“, so Brembilla. „OpenText Content Management hat den Test mit Bravour bestanden, und unsere Mitarbeiter konnten ohne Verzögerung auf ihre Dokumente zugreifen.“
Die Planung neuer Self-Service-Funktionen für Mitarbeiter
SAP verfolgt langfristig das Ziel, dass zentrale HR-Prozesse in den Hintergrund treten, damit sich die Mitarbeiter ganz auf ihre Arbeit konzentrieren können. Durch die Integration von SAP SuccessFactors und OpenText Content Management for SAP SuccessFactors beabsichtigt SAP, seinen Nutzern weltweit neue Self-Service-Funktionen zur Verfügung zu stellen.
„Die Möglichkeiten für den Self-Service der Mitarbeiter sind nahezu unbegrenzt“, kommentierte Brembilla. „Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter ein Dokument einreicht, das eine Änderung seiner Adresse oder seines Familienstands bestätigt, möchten wir mithilfe von KI-gestützter Automatisierung seine Beschäftigungsdaten aktualisieren, ohne dass ein Mitarbeiter der Personalabteilung eingreifen muss.“
Mit Blick auf die Zukunft wird SAP seine Zusammenarbeit mit OpenText weiter ausbauen, um die Mitarbeitererfahrung kontinuierlich zu verbessern. „Nachdem wir nun die mühsame Arbeit der Migration unserer bestehenden Dokumente auf die neue OpenText-Plattform hinter uns haben, verfügen wir über eine solide Grundlage für Innovationen“, resümiert Brembilla. „Ich bin sehr dankbar für die Möglichkeit der Zusammenarbeit mit OpenText und freue mich darauf, gemeinsam neuen Mehrwert für unsere Mitarbeiter zu schaffen.“
