Tekniska ämnen

Vad är Content Management?

Illustration av IT-objekt med fokus på ett frågetecken

Översikt

Innehållshantering handlar om att samla, organisera, leverera, hämta och styra innehåll på webbplatser och i företag. Utan processer för innehållshantering skulle livscykeln för digitalt innehåll (skapande, distribution, lagring, borttagning) gå överstyr och innehållet skulle bli ostrukturerat, otillgängligt och oorganiserat.

Företag genererar dagligen enorma mängder data. Få organisationer är idag förberedda på att hantera den exponentiella tillväxten i volym, hastighet och variation av deras företagsdata. Ännu färre är rustade för att hantera och redovisa dessa data och göra de resulterande dokumenten tillgängliga för organisationen som helhet. Medan informationsstyrning är en väletablerad praxis bland statliga enheter har organisationer inom den privata sektorn historiskt sett inte varit tvungna att investera i ECM-system (Enterprise Content Management). I och med utvecklingen av generativ AI, efterfrågan på personliga användarupplevelser och andra faktorer blir Enterprise Content Management ett krav snarare än bara något som är "bra att ha".

I denna översikt över innehållshantering får du lära dig mer om alla aspekter av innehållshantering och dess viktiga roll när det gäller att strukturera webb- och företagsinnehåll samt affärsdata.

Innehållshantering

Vikten av innehållshantering

Med innehållshantering kan du kontrollera skapande, publicering och distribution av digital information. Med andra ord hjälper det dig att organisera dina tankar och idéer så att andra kan hitta och ta del av ditt innehåll.

Utan innehållshantering skulle internet vara ett enda stort virrvarr av information utan rim och reson. På samma sätt lagrar du, om ditt företag är som de flesta idag, data i ett antal system och informationslager - ett tillvägagångssätt som har blivit normen under de senaste två decennierna med snabba framsteg inom informationstekniken.

När datavolymerna fortsätter att öka står du tyvärr inför betydande affärsrisker och effektivitetsförluster eftersom du helt enkelt inte kan kontrollera all information som finns i siloformade arkiv. Tid slösas bort på att leta efter ett specifikt dokument som inte har hanterats på rätt sätt - och du kanske inte är helt medveten om vilken annan information du faktiskt har. Med en lösning för innehållshantering kan du samla all information i ett ordnat system som är lätt att komma åt och navigera i.

Innehållshantering följer vanligtvis en process i åtta steg:

  1. Planera: Bestäm vilken typ av innehåll du vill skapa och var du vill publicera det.
  2. Skapa: Utveckla idéer och omvandla dem till innehåll, t.ex. videor och blogginlägg.
  3. Lagra: När du har ditt innehåll måste du lagra det så att andra kan komma åt det. Företag lagrar vanligtvis innehåll på en webbplats, i ett arkiv eller på en blogg.
  4. Upprätta ett arbetsflöde: Skapa innehåll som är i linje med organisationens policyer och upprätthåller en jämn kvalitet.
  5. Redigera: Redigering är en av de mest kritiska faserna när det gäller att skapa innehåll som är klart att visas för både människor och sökmotorernas sökrobotar.
  6. Publicera: Leverera innehåll till användare, t.ex. besökare på webbplatsen eller anställda som använder företagets intranät.
  7. Styr och kontrollera: Begränsa risker och skydda information för att upprätthålla efterlevnad och säkerhet under hela innehållets livscykel.
  8. Arkivera eller radera: Ta bort eller arkivera innehåll när det inte längre är relevant.

Vilka är fördelarna med Content Management?

Fördelarna med innehållshantering för företag inkluderar:

  • Ökad effektivitet: Content Management hjälper företag att automatisera och organisera processer för publicering och redigering av innehåll. Detta leder till ökad effektivitet och produktivitet.
  • Förbättrad kundservice: Med innehållshantering kan företag skapa självbetjäningsportaler där kunderna kan hitta svar på sina frågor utan att behöva kontakta kundtjänst.
  • Minskade driftskostnader: Genom att automatisera arbetsuppgifter med hjälp av strategier för innehållshantering kan företag spara pengar på arbetskraftskostnader.
  • Förbättrad synlighet på nätet: Genom att effektivisera innehållshanteringsprocessen blir det lättare att förbättra sökmotorrankingen, vilket gör det mer sannolikt att webbplatserna når ut till potentiella kunder. 

Fördelarna med innehållshantering för privatpersoner är bland annat

  • Bekväm information: Med innehållshantering kan enskilda personer hitta den information de behöver utan att behöva söka igenom ett virrvarr av oorganiserad data.
  • Större kontroll över innehållet: Enskilda personer kan använda innehållshantering för att avgöra vem som har tillgång till deras innehåll och hur det används.
  • Enkel spridning: Innehållshantering gör det enkelt för enskilda personer att dela sitt innehåll via sociala medier, e-post och andra kanaler.

Vad är strategier för innehållshantering?

Eftersom hantering av online- och företagsinnehåll är en djupgående process måste organisationer ha strategier för att kontrollera sitt digitala innehåll. Att följa dessa strategier är avgörande för att säkerställa att alla ramverk för innehållshantering blir framgångsrika:

  • Kartlägg dina prioriteringar: Det är viktigt att förstå vad som är viktigt för din organisation och sedan anpassa din strategi för innehållshantering till dessa prioriteringar. Vill du utbilda användarna eller hänvisa dem till någon av organisationens produkter eller tjänster?
  • Definiera din målgrupp: Att identifiera en relevant målgrupp för ditt innehåll är avgörande för att säkerställa korrekt leverans och engagemang. Du kan definiera en målgrupp genom marknadsundersökningar, sökordsundersökningar och känsloanalyser på sociala medier.
  • Bestäm dina innehållskanaler: Det är viktigt att fastställa vilka innehållskanaler som är viktiga för din målgrupp. Oavsett om det är via e-post eller sociala medier hjälper det att hitta relevanta innehållskanaler för att skapa rätt ramverk för innehållshantering.
  • Etablera en process för att skapa innehåll: Den bör omfatta alla faser av innehållsskapandet, från idé till publicering.
  • Utnyttja rätt teknik: Det krävs en plattform för webbplatsutveckling, analysverktyg och andra verktyg för tillgångshantering för att hjälpa till att skapa, organisera, sprida och analysera innehållet på webbplatsen.

Vad är ramverk för innehållshantering?

Ett ramverk för innehållshantering är en plattform som stöder skapande, hantering och leverans av digitalt innehåll. Det omfattar de processer, policyer, personer och tekniker som behövs för att hantera digitalt innehåll under hela dess livscykel.

Det finns fem huvudtyper av ramverk för hantering av digitalt innehåll:

  1. System för hantering av företagsinnehåll (ECM): Ett ECM-system är en plattform som lagrar, hanterar och levererar innehåll på företagsnivå. Detta inkluderar dokument, bilder, videor och andra former av innehåll som är viktiga för en organisation. En ECM-plattform bör integreras sömlöst med viktiga företagsapplikationer och system (t.ex. lösningar för resursplanering, kundrelationshantering, hantering av humankapital och supply chain management) för att påskynda affärsprocesser och utnyttja de data som de genererar. ECM inkluderar molnbaserad innehållshantering som snabbt kan driftsättas så att organisationer kan lagra, hantera och samarbeta med digitalt innehåll i molnet.
  2. Digital Asset Management system (DAM): Ett DAM är en typ av CMS som används för att lagra och hantera digitala tillgångar, t.ex. bilder, videor och ljudfiler. Det hjälper organisationer att hålla reda på sitt digitala innehåll och se till att det är organiserat och tillgängligt.
  3. Hantering av innehåll i sociala medier: Detta ramverk omfattar planering och publicering av innehåll på sociala medieplattformar som Facebook och X (tidigare Twitter). Målet med Social Media Content Management är att hjälpa till att skapa en robust marknadsföringsstrategi för sociala medier med tydliga mål.
  4. Mobil innehållshantering (MCM): En MCM-plattform gör information tillgänglig på smartphones, surfplattor och andra smarta enheter.
  5. System för hantering av webbinnehåll (CMS): Ett webb-CMS är en plattform som hjälper dig att skapa och hantera webbplatser. Det ger ett sätt att lagra webbplatsfiler, spåra ändringar som gjorts i dessa filer och publicera ändringar på en live-webbplats.

Strukturerat kontra ostrukturerat innehåll

Innehållet kan vara antingen strukturerat eller ostrukturerat. Strukturerat innehåll är starkt formaterat och datorer kan enkelt läsa det. Det omfattar databaser, kalkylblad och XML-filer som lagras i en relationsdatabas. Ostrukturerat innehåll är inte formaterat på ett specifikt, fördefinierat sätt och är svårare för datorer att läsa. Det inkluderar textdokument, bilder och videor som lagras i datasjöar.

De flesta verktyg för innehållshantering arbetar med både strukturerat och ostrukturerat innehåll. Vissa system är dock bättre rustade för att hantera den ena typen av innehåll än den andra. Ett DAM-system är till exempel bättre lämpat för att hantera ostrukturerat innehåll, som bilder och videor. Ett CMS är å andra sidan bättre utrustat för att hantera strukturerat innehåll.

Alla organisationer har olika behov och prioriteringar, så att välja rätt struktur handlar om preferenser.


Exempel på innehållshantering

Organisationer använder strategier för innehållshantering för en mängd olika ändamål. Ett företag kan till exempel använda innehållshantering för att:

  • Share information internt: Företag använder strategier för innehållshantering för att dela information internt via ett företagsintranät, t.ex. dokument, bilder och videor.
  • Publicera en webbplats: Du kan använda innehållshantering för att lagra webbplatsfiler, spåra ändringar som gjorts i dessa filer och publicera ändringar på en live-webbplats.
  • Skapa en webbutik: Ett företag kan använda innehållshantering för att skapa en webbutik där det kan hantera produktinformation, t.ex. beskrivningar, priser och tillgänglighet.
  • Utveckla en mobilapp: Företag kan använda innehållshantering för att utveckla en mobilapp genom att hantera appens innehåll, t.ex. text, bilder och videor.

Vad är AI-innehållshantering?

AI-innehållshantering använder generativ AI och stora språkmodeller (LLM) för att automatisera, optimera och förbättra skapandet, organiseringen och distributionen av digitalt innehåll. Det utnyttjar maskininlärningsalgoritmer, naturlig språkbehandling och andra tekniker för att effektivisera arbetsflöden, förbättra innehållskvaliteten och leverera effektivare och mer personliga användarupplevelser på olika plattformar.

Här är bara några av de sätt som AI Content Management kan gynna ditt företag:

Organisation av innehåll
  • Automatisk taggning, kategorisering och indexering av innehåll
  • Förbättrar sökbarheten i innehållshanteringssystem (CMS)
  • Identifierar relationer mellan olika delar av innehållet för bättre insikter
Analys och insikter
  • Identifiering av trendiga ämnen och sentimentanalys
  • Ger handlingsinriktade insikter som stöd för affärsbeslut
  • Sammanfattar eller översätter dokument
Automatisering av arbetsflöden
  • Kan integreras med andra verktyg som CRM, ERP eller HCM
  • Skapar ett arbetsflöde eller agerar för en användares räkning
  • Initierar ett svar, t.ex. ett meddelande om en uppgift, som en del av en affärsprocess
Säkerhet och efterlevnad
  • Identifierar känslig information i innehållet
  • Säkerställer efterlevnad av regelverk som GDPR
  • Automatisk hantering av åtkomsträttigheter och versionskontroll
  • Proaktiv flaggning av potentiella risker
Skapande av innehåll
  • Skapar innehåll eller dokument baserat på en begäran
  • Hjälper till att skriva innehåll som e-postmeddelanden, förslag och inlägg i sociala medier
  • Verifierar texter och föreslår korrigeringar för att förbättra t.ex. läsbarhet eller plagiering
Sammanställning av innehåll
  • Sammanställer relevant innehåll från olika källor
  • Filtrera och rangordna innehåll baserat på kvalitet och relevans
  • Skapar personliga innehållsflöden för användare

Läs mer om OpenText Content Management-lösningar

Innehållshantering är avgörande för att leverera information till rätt användare vid rätt tidpunkt. Att använda ett system för innehållshantering i företag är perfekt för att påskynda denna process.

Det styrningsbaserade innehållshanteringssystemet OpenText hjälper organisationer att säkerställa sömlös innehållsleverans. Vi erbjuder även SaaS-baserade molnbaserade produkter för innehållshantering som ger utmärkt kompatibilitet, flexibilitet och funktioner för policyautomatisering. Med dessa alternativ erbjuder OpenText det perfekta verktyget för innehållshantering i företag för dina växande behov.

Skicka en produktförfrågan för att få veta mer om vårt verktyg för innehållshantering.

Core Test av innehållshantering i molnet

Få 30 dagar gratis - utan förpliktelser

Starta din testversion av Content Management idag

Resurser

Hur kan vi hjälpa till?

Fotnoter

OpenText sidfot